La recepción de muestras para ensayo es uno de los pasos más críticos del proceso en un laboratorio de ensayo ISO/IEC 17025:2017. El numeral 7.4 de la norma exige que el laboratorio tenga procedimientos para la recepción, manejo, protección, almacenamiento, conservación y disposición de los ítems de ensayo. En Go-Cal, el Módulo de Recepción permite documentar este proceso con el nivel de detalle requerido, incluyendo aspectos específicos para muestras que no aplican para instrumentos de calibración.
Diferencias en la recepción de una muestra vs. un instrumento
Aunque el módulo de recepción es el mismo para ambos tipos de ítems, al recibir una muestra para ensayo hay campos y verificaciones adicionales que son fundamentales:
- Estado del embalaje: Si el embalaje fue abierto, está deteriorado o presenta signos de contaminación, esto puede invalidar el ensayo. Se debe documentar y consultar al cliente antes de proceder (numeral 7.4.3).
- Temperatura de llegada: Para muestras termosensibles, la temperatura al momento de la recepción debe verificarse y registrarse. Si está fuera del rango especificado, se activa una no conformidad.
- Cantidad recibida vs. cantidad solicitada: Verificar que el número de unidades, volumen o masa recibida coincide con lo declarado en la solicitud del cliente.
- Fecha y hora de toma de muestra: Para muestras con tiempo de vigencia limitado (agua, suelos, alimentos, etc.), la hora de toma de muestra determina la ventana de tiempo disponible para realizar el ensayo.
- Fecha límite para el ensayo: Derivada de la fecha de toma de muestra y el tiempo máximo de almacenamiento admisible según el método de ensayo.
Acceso al módulo de Recepción
Dirígete al menú lateral izquierdo y selecciona Recepción, o accede directamente desde este enlace.
Pasos para registrar la recepción de una muestra
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Haz clic en «Nueva recepción» en la esquina superior derecha del listado.
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Selecciona el tipo de ítem: Muestra. Esto adapta el formulario para mostrar los campos específicos del flujo de ensayos.
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Cliente y empresa: Selecciona el cliente propietario de la muestra y la empresa o institución a la que pertenece.
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Muestra: Selecciona la muestra previamente registrada en el sistema o crea un nuevo registro de muestra directamente desde esta vista si aún no fue creada.
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Descripción del servicio solicitado: Indica el ensayo requerido por el cliente y la norma técnica aplicable (ej. «Ensayo de compresión simple según NTC 673»).
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Cantidad recibida: Registra el número de unidades, volumen o masa efectivamente recibida. Si difiere de lo solicitado, documenta la diferencia en el campo de observaciones y notifica al cliente.
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Fecha y hora de toma de muestra: Registra el momento en que fue tomada la muestra en campo o en el punto de origen. Este dato es determinante para muestras con tiempo de vigencia limitado.
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Temperatura de llegada (si aplica): Registra la temperatura de la muestra o de su embalaje al momento de la recepción. Compara con el rango admisible especificado en el método de ensayo.
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Estado del embalaje y la muestra: Completa el formulario de chequeo editable:
- ¿El embalaje está íntegro y sellado? Sí / No.
- ¿Presenta signos de contaminación, derrame o deterioro visible? Sí / No.
- ¿Los accesorios o documentos del cliente (cadena de custodia, ficha técnica) fueron entregados? Sí / No.
- ¿La cantidad recibida coincide con la solicitada? Sí / No.
- ¿Las condiciones de transporte son conformes con las especificadas? Sí / No.
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Adjunta fotografías del estado del embalaje y de la muestra al momento de la recepción. Para muestras con posibles disputas sobre su estado, el registro fotográfico es evidencia objetiva indispensable.
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Cadena de custodia del cliente (si aplica): Si el cliente entrega un documento propio de cadena de custodia (habitual en ensayos ambientales o forenses), adjúntalo como documento de soporte en la recepción.
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Recepcionista: Selecciona el funcionario del laboratorio que recibe físicamente la muestra.
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Guarda el registro. El sistema asignará un identificador único a la muestra en recepción. El ítem quedará en estado Pendiente, a la espera de ser asociado a una OIS de ensayo.
¿Qué ocurre si la muestra llega fuera de condiciones?
Si al verificar la muestra detectas que llegó fuera de las condiciones especificadas (temperatura incorrecta, embalaje abierto, cantidad insuficiente, etc.), Go-Cal permite registrar esta no conformidad de recepción directamente en el formulario. El protocolo a seguir según el numeral 7.4.3 de ISO/IEC 17025:2017 es:
- Registrar la desviación en el campo de observaciones con el mayor detalle posible.
- Fotografiar la evidencia de la desviación.
- Consultar al cliente antes de proceder con el ensayo: ¿desea continuar bajo las condiciones encontradas o prefiere enviar una nueva muestra?
- Registrar la decisión del cliente en el sistema.
- Si el ensayo se realiza bajo condiciones no conformes con el acuerdo, esto debe quedar declarado explícitamente en el informe de ensayo.
Numerales ISO/IEC 17025:2017 aplicables
- 7.4.1: Procedimiento para recepción, manejo, protección y almacenamiento de ítems de ensayo.
- 7.4.2: Sistema de identificación única para garantizar la trazabilidad del ítem en todo el proceso.
- 7.4.3: Registro de desviaciones y consulta al cliente antes de proceder con un ítem no conforme.
- 7.4.6: Registro del estado del ítem al momento de la recepción, incluyendo cualquier anomalía o daño.
Accede al módulo de Recepción desde aquí.