El control de las condiciones de almacenamiento y preservación de muestras es uno de los requisitos más estrictos que establece la norma ISO/IEC 17025:2017 para los laboratorios de ensayo, especialmente en el numeral 7.4.4. Una muestra almacenada fuera de las condiciones especificadas puede perder sus propiedades originales y generar resultados de ensayo incorrectos, poniendo en riesgo la validez técnica del informe emitido. En Go-Cal, esta información se gestiona en el registro de la muestra y en el módulo de Recepción, permitiendo al laboratorio documentar, controlar y auditar el cumplimiento de estas condiciones.
¿Por qué es crítico el almacenamiento en ensayos?
A diferencia de los instrumentos de calibración, que en general son equipos robustos que no se alteran por condiciones ambientales ordinarias, las muestras para ensayo pueden ser:
- Perecederas: Muestras de agua, alimentos, suelos húmedos, materiales biológicos o microbiológicos que se degradan en horas o días.
- Termosensibles: Muestras que requieren cadena de frío (2 °C – 8 °C) o cadena de congelación (−20 °C o menos) para conservar sus propiedades hasta el momento del ensayo.
- Fotosensibles: Muestras que se alteran por exposición a la luz UV o a la luz solar directa.
- Higroscópicas: Materiales que absorben humedad del ambiente y cambian de masa o propiedades si no están sellados.
- Con tiempo de vida útil limitado: Materiales de construcción, polímeros, productos químicos o mezclas con fecha de vencimiento del ensayo.
Cómo registrar las condiciones de almacenamiento en Go-Cal
Las condiciones de almacenamiento requeridas se registran en dos momentos del proceso:
1. Al crear el registro de la muestra
En la ficha de la muestra (Instrumentos / Muestras → Nueva muestra), completa los campos:
- Temperatura de almacenamiento requerida: Rango mínimo y máximo admisible (ej. 2 °C – 8 °C).
- Humedad relativa admisible (si aplica): Rango requerido para conservación de propiedades.
- Condiciones especiales: Oscuridad, atmósfera inerte, sellado hermético, etc.
- Tiempo máximo de almacenamiento: Número de horas o días desde la recepción hasta que el ensayo debe realizarse. Pasado este tiempo, la muestra no es apta para ensayo.
- Instrucciones de preservación: Si el cliente o el método de ensayo requiere un preservante químico (ácido, buffer, etc.), regístralo aquí.
2. Al registrar la recepción
En el módulo de Recepción (accede aquí), durante la inspección de la muestra al ingreso:
- Temperatura de llegada medida: Temperatura real de la muestra al momento de la recepción. Comparar con el rango requerido. Si está fuera del rango, registrar la no conformidad de recepción.
- Estado de conservación al ingreso: Íntegra y dentro de condiciones / Fuera de condiciones de temperatura / Embalaje abierto o contaminado.
- Fecha y hora de inicio de almacenamiento en el laboratorio: Punto de partida para calcular el tiempo disponible para realizar el ensayo.
Alerta de vencimiento de muestras
Go-Cal utiliza el módulo de Agenda y los Indicadores de Gestión del panel principal para alertar al laboratorio cuando una muestra está próxima a su fecha límite de ensayo. Esto permite priorizar el trabajo técnico y evitar que una muestra sea ensayada fuera del tiempo de vigencia, lo cual invalida los resultados según el numeral 7.4.4 de ISO/IEC 17025:2017.
Gestión de la disposición final de la muestra
Una vez finalizado el ensayo y emitido el informe, el laboratorio debe decidir qué hacer con la muestra. En Go-Cal, esta decisión queda registrada en la OIS o en el trabajo de ensayo finalizado:
- Retorno al cliente: La muestra se devuelve al cliente junto con el acta de entrega. Se genera el acta desde el módulo de Trazabilidad.
- Conservación temporal: El laboratorio retiene la muestra por un período definido (ej. 30 días) para posibles contra-ensayos o consultas del cliente, y luego la destruye o descarta.
- Destrucción inmediata: Si el ensayo consumió totalmente la muestra o si las condiciones de seguridad del laboratorio así lo requieren, se registra la disposición como destruida. El informe de ensayo queda como único registro del resultado.
Numerales ISO/IEC 17025:2017 aplicables
- 7.4.4: Almacenamiento, manejo y preparación de los ítems de ensayo para preservar su integridad.
- 7.4.3: Registro de desviaciones en las condiciones del ítem y consulta al cliente.
- 7.4.5: Protección de la integridad de los ítems durante el período en que están bajo la custodia del laboratorio.
- 7.7: Aseguramiento de la validez de los resultados, que incluye garantizar que las condiciones de almacenamiento no afectaron la muestra antes del ensayo.
Consulta también: Recepción de Muestras para Ensayo en Go-Cal.