Go-Cal impulsa una transición estratégica al transformar sus actuales formatos Excel en registros dinámicos y trazables dentro del software. En lugar de actualizar y enviar archivos, los datos se ingresan directamente en la aplicación. Esto asegura que la información sea consistente, accesible y esté vinculada a los procesos clave del laboratorio (recepción, cotización, calibración), eliminando la obsolescencia documental y mejorando la eficiencia general del SGC. La documentación de los procedimientos debe adaptarse para reflejar este nuevo flujo de trabajo digital.

La velocidad de implementación de Go-Cal es variable y depende de factores como la disponibilidad del personal, la complejidad de los procesos actuales y el nivel de detalle de la documentación existente. Aunque el objetivo es agilizar el proceso, es crucial entender que la transición a nuevos sistemas es paralela a las operaciones diarias del laboratorio. Go-Cal ofrece acompañamiento y, aunque se pueden establecer plazos ambiciosos, un enfoque realista que contemple reuniones, análisis de viabilidad y adaptación progresiva de los procesos suele ser el más efectivo para una implementación exitosa y duradera. El compromiso de la alta dirección es clave para optimizar este cronograma.

Go-Cal centraliza el control documental a través de un módulo dedicado. Permite cargar, organizar por carpetas (ej. por numeral ISO o tipo de documento), versionar y difundir procedimientos, instructivos y políticas del SGC. Esto asegura que solo las versiones autorizadas de los documentos pertinentes estén disponibles y que el personal acceda siempre a la versión vigente y correcta, cumpliendo con la necesidad de identificar documentos internos y externos.

El módulo de Gestión Documental de Go-Cal permite estructurar su documentación de manera lógica y accesible. Puede crear "carpetas" o categorías personalizadas, por ejemplo, por los numerales de la ISO 17025:2017, por procesos (Recepción, Calibración, Ensayos), o por tipo de documento (Manuales de Calidad, Procedimientos Técnicos, Instructivos). Esta flexibilidad asegura que el personal pueda encontrar fácilmente la documentación pertinente y que las auditorías sean más eficientes, facilitando el control de la distribución.

Sí, Go-Cal maneja el control de versiones automáticamente para cada documento cargado. Solo el administrador de calidad (o roles designados) puede gestionar y subir nuevas versiones. Para la difusión, los usuarios de Go-Cal verán solo la versión vigente del documento. Además, el sistema registra quién ha leído cada versión, permitiendo al responsable de calidad un control explícito sobre la toma de conciencia y difusión documental, un requisito crítico de la ISO 17025:2017.

Es crucial discriminar claramente la información acreditable de la no acreditable. Go-Cal permite, por ejemplo, categorizar intervenciones (servicios) como "Acreditadas" o "No Acreditadas". Para la gestión documental, usted puede organizar las carpetas y documentos de forma que reflejen esta distinción (ej., "Documentación SGC ISO 17025" vs. "Documentos Generales de la Empresa"). Esto es vital para evitar cualquier conflicto o confusión durante las auditorías de acreditación, asegurando que solo lo pertinente al alcance se presente como tal y cumpliendo con la necesidad de identificación en los informes.

Go-Cal centraliza todos los registros técnicos. Desde la recepción del instrumento, pasando por la orden de trabajo, la cotización, los datos de calibración/ensayo (ya sea por integración de plantillas o carga de PDF), hasta el certificado final, cada paso genera un registro en el sistema. Esto asegura una trazabilidad completa de la intervención, incluyendo quién hizo qué y cuándo, y facilita la consulta de información histórica, crucial para la validez de los resultados y auditorías.

Go-Cal ofrece un módulo robusto para la gestión de equipos. Aquí puede registrar la hoja de vida de cada instrumento (tanto del cliente como del laboratorio), su identificación única, histórico de intervenciones (calibraciones, mantenimientos), y características metrológicas. Esto centraliza la información esencial para el seguimiento del estado de calibración, la planificación de mantenimiento y la demostración de la aptitud de los equipos para su uso, vital para el numeral 6.4.

El módulo de Gestión de Patrones de Go-Cal permite llevar un control exhaustivo de todos sus patrones de calibración. Aquí se registra su hoja de vida, certificados de calibración, incertidumbres asociadas, fechas de próxima calibración, y toda la información para demostrar la trazabilidad metrológica a las unidades del SI. Durante el proceso de calibración, el software asocia automáticamente los patrones utilizados a cada intervención, garantizando un registro inalterable y auditable de la cadena de trazabilidad.

Si bien Go-Cal no gestiona directamente la capacitación en su totalidad, su módulo de usuarios permite la asignación de roles y permisos específicos, reflejando las responsabilidades de cada puesto (ej., sólo personal autorizado puede aprobar certificados o modificar documentos del SGC). El módulo de gestión documental puede almacenar registros de formación y competencia en PDF, aunque la matriz de competencia y plan de capacitación se gestionarían en documentos externos subidos al sistema. Esto apoya la demostración de la competencia del personal.

Go-Cal incluye un Historial de Proveedores que permite registrar y mantener la información sobre los proveedores de servicios y suministros clave para el laboratorio. Aunque no es un sistema completo de gestión de proveedores, puede almacenar los registros necesarios para demostrar que los servicios y suministros externos han sido evaluados y son adecuados para el propósito, como los certificados de calibración de sus patrones externos, informes de mantenimiento, o datos de sus proveedores de consumibles críticos. Este módulo ayuda a consolidar la información pertinente al numeral 6.6.

Go-Cal inicia el proceso desde la recepción, permitiendo registrar la solicitud del cliente. Luego, se pueden generar cotizaciones estandarizadas, las cuales pueden ser revisadas y aprobadas. Posteriormente, esta información fluye hacia las órdenes de trabajo internas (solicitudes de servicio), garantizando que los requisitos del cliente sean comprendidos, definidos y que el laboratorio tenga la capacidad para cumplir con ellos. Cada etapa se registra, ofreciendo trazabilidad y cumplimiento con el numeral 7.1.

Sí, la integración de plantillas de Excel de calibración es una de las funcionalidades más potentes de Go-Cal, aunque es un proceso de programación adicional y personalizado. Una vez integradas, el técnico ingresa los datos directamente en Go-Cal, y el software realiza automáticamente los cálculos (incluyendo la evaluación de la incertidumbre de medida). Go-Cal entonces genera el certificado de calibración en PDF, que pasa por revisión y aprobación electrónica, agilizando el 7.8 Informes de resultados y asegurando la consistencia y precisión.

Si no se integran las plantillas, su laboratorio puede continuar utilizando sus hojas de cálculo externas. Go-Cal emitirá un consecutivo único para cada trabajo de intervención, el cual debe ser registrado en su plantilla de Excel. Una vez que el certificado se genera externamente en PDF, este se carga en Go-Cal. El software gestiona el flujo de revisión y aprobación electrónica, asociándolo a la hoja de vida del instrumento y notificando al cliente para su descarga desde el portal, cumpliendo igualmente con 7.8 Informes de resultados.

Cuando las plantillas están integradas en Go-Cal, los cálculos de incertidumbre se realizan automáticamente según la programación de su plantilla. Para una mitigación adicional de errores, Go-Cal puede configurarse para mostrar un indicador de la Capacidad de Medición y Calibración (CMC) mínima reportable para el instrumento y patrón seleccionados. Si el cálculo de incertidumbre expandida del certificado es inferior al CMC, el sistema alertará al revisor. Esto proporciona un punto de control crítico antes de la aprobación final, fortaleciendo el cumplimiento del numeral 7.6 y 7.8.

Sí, Go-Cal incluye módulos dedicados para registrar y gestionar quejas de clientes y trabajo no conforme. Esto permite documentar la naturaleza del problema, asignar responsables, registrar la investigación y las acciones tomadas, incluyendo la evaluación de la significación del trabajo no conforme. Esta centralización facilita el seguimiento y asegura que el laboratorio cumple con los requisitos de la norma para identificar, evaluar y actuar sobre las no conformidades y quejas, garantizando la validez de los resultados y la satisfacción del cliente.

Go-Cal contribuye al numeral 7.7 de varias maneras:

• Control de Patrones: Gestión detallada de la trazabilidad y estado de los patrones.
• Integración de Plantillas: Cálculos automáticos y consistentes.
• Puntos de Control: Verificaciones en recepción, asignación de procedimientos, revisión de datos y aprobación del certificado.
• Indicadores CMC: Advertencias sobre incertidumbres no válidas.
• Registros Trazables: Todos los datos de la intervención quedan documentados, permitiendo el análisis de tendencias y la identificación de posibles problemas en la validez de los resultados a lo largo del tiempo.

Estos elementos en conjunto fortalecen la confianza en los resultados emitidos por el laboratorio.

Go-Cal, al centralizar datos y procesos, proporciona una base sólida para la identificación de riesgos y oportunidades. Los módulos de no conformidades, quejas y auditorías generan información valiosa para el análisis de tendencias, que a su vez alimenta los procesos de mejora. Las acciones correctivas (8.7) pueden ser gestionadas directamente en el software, desde su origen hasta su cierre, permitiendo un seguimiento eficaz y demostrando el compromiso del laboratorio con la mejora continua. Al digitalizar estos procesos, la gestión es más eficiente y los datos más accesibles para la toma de decisiones.

Sí, Go-Cal cuenta con un módulo específico para la gestión de auditorías internas. Permite programar auditorías, especificar áreas o procesos a auditar, asignar auditados (usuarios del sistema) y registrar los detalles del auditor (que no necesariamente debe ser un usuario Go-Cal). Este módulo es fundamental para documentar el plan de auditoría, registrar hallazgos, recomendaciones y el seguimiento de las acciones resultantes, simplificando el cumplimiento del numeral 8.8 y las revisiones por la dirección.

Go-Cal es una herramienta poderosa para la generación de datos e indicadores que alimentan la revisión por la dirección. Al centralizar la gestión de equipos, patrones, registros de calibración, quejas, no conformidades y auditorías, el software permite extraer informes y estadísticas relevantes sobre:

• Estado de los equipos y patrones.
• Volumen de trabajo y eficiencia de calibraciones.
• Número y estado de quejas y no conformidades.
• Resultados de auditorías internas y acciones correctivas.
• Toma de conciencia y difusión documental.

Estos datos proporcionan una visión integral del desempeño del SGC, facilitando la toma de decisiones informadas para la mejora continua, conforme al numeral 8.9.