Validez Legal y Técnica de la Firma Electrónica en la Metrología: Cumplimiento con ISO/IEC 17025:2017 y Soluciones Avanzadas como Go-Cal

La digitalización ha transformado la operación de los laboratorios de ensayo y calibración, llevando la firma electrónica a ser un pilar fundamental en la emisión de certificados e informes. Este documento profundiza en la robustez legal y técnica de la firma electrónica, validando su plena aceptación bajo los requisitos de la norma ISO/IEC 17025:2017 y destacando las capacidades que plataformas avanzadas como Go-Cal ofrecen para garantizar la autenticidad, integridad y trazabilidad de los resultados metrológicos.

1. Fundamentación de la Firma Electrónica: Distinciones Legales y Técnicas

Para comprender la aplicación de la firma electrónica en el ámbito de la metrología, es esencial diferenciarla de la firma digital, dado que sus implicaciones legales y probatorias varían según la jurisdicción y el nivel de seguridad que ofrecen.

1.1 Firma Electrónica vs. Firma Digital: Conceptos y Alcance

• Firma Electrónica: Se define como cualquier dato en formato electrónico que acompaña o se asocia lógicamente a otros datos electrónicos y que es utilizado por el firmante para firmar. Su validez se sustenta en la capacidad de demostrar la autenticidad del firmante y la integridad del documento. Puede basarse en diversos mecanismos de autenticación, como contraseñas, códigos OTP (One-Time Password), datos biométricos o claves criptográficas privadas.
• Firma Digital: Es un tipo específico y más robusto de firma electrónica. En la mayoría de países, está definida por ley como aquella generada utilizando un certificado digital emitido por una Autoridad de Certificación (AC) acreditada. La firma digital confiere una presunción legal de validez y no repudio, equiparándose a la firma manuscrita, y garantiza la identidad del emisor y la inalterabilidad del contenido.

1.2 Marco Legal en Latinoamérica: El Caso de Colombia

El marco legal colombiano es un referente clave en la región. La Ley 527 de 1999 "Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales" reconoce la validez jurídica y la eficacia probatoria a los mensajes de datos y a la firma digital. El Artículo 7º de la Ley 527 de 1999 establece que, para un mensaje de datos, el requisito de firma se entiende satisfecho si: a) se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación; y b) el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito.

Posteriormente, el Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), que compiló y actualizó normativas previas como el Decreto 2364 de 2012, autoriza explícitamente el uso de métodos de firma electrónica como códigos, contraseñas, biometría o claves criptográficas privadas, siempre que cumplan con los principios de confiabilidad y adecuación para el propósito del documento.

El Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC), como entidad designada por el Estado, acredita a las Entidades de Certificación Digital (ECD) que demuestran competencia en la emisión de certificados de firma digital o electrónica. Esto garantiza que dichos servicios cumplen con los estándares internacionales de calidad y seguridad, reforzando el ecosistema de confianza en el uso de firmas electrónicas. Entidades como Certicámara y Andes SCD son ejemplos de ACs acreditadas por ONAC que proveen estos servicios.

2. La Firma Electrónica frente a los Requisitos de ISO/IEC 17025:2017

La norma ISO/IEC 17025:2017, al ser una norma basada en principios, no impone un tipo de tecnología específico para la firma, sino que se centra en los resultados y los atributos que los documentos y registros deben poseer. La clave es demostrar que el método utilizado asegura la competencia, la imparcialidad y la operación consistente del laboratorio.

2.1 Aceptación de Informes y Certificados Electrónicos

La norma es explícita en su flexibilidad. La cláusula 7.8.1.2 Nota 2, sobre el informe de resultados, establece: "se pueden emitir informes impresos o en medio electrónico, siempre y cuando se cumplan los requisitos de este documento". Esta declaración es fundamental, ya que autoriza la emisión de documentos metrológicos en formato electrónico, siendo la base para la implementación de firmas electrónicas.

2.2 Autorización del Personal y Trazabilidad

Uno de los pilares de la norma es que los resultados sean aprobados por personal competente y autorizado. La cláusula 6.2.6 c) indica que "el laboratorio debe autorizar al personal para llevar a cabo actividades de laboratorio específicas, incluidas, pero no limitadas a, [...] informar, revisar y autorizar los resultados". Complementariamente, la cláusula 7.8.2.1 o), sobre el contenido de los informes, requiere la "identificación de la(s) persona(s) que autoriza(n) el informe". La norma no especifica la forma de esta identificación, lo que permite el uso de firmas electrónicas siempre que se garantice la vinculación inequívoca del firmante autorizado con el acto de aprobación. Este requisito se cumple a través de mecanismos que validen la identidad del usuario y registren su acción de firma.

2.3 Control de Datos y Gestión de la Información

La cláusula 7.11 "Control de los datos y gestión de la información" es crucial para cualquier sistema electrónico. Exige que el laboratorio tenga acceso a los datos necesarios y que los sistemas de gestión de la información sean validados en cuanto a su funcionalidad antes de su implementación y ante cualquier cambio. Además, los datos deben estar protegidos contra accesos no autorizados, alteración, divulgación o destrucción. Un sistema de firma electrónica robusto es una pieza integral de este control, asegurando la integridad y confidencialidad de los datos a lo largo de su ciclo de vida.

2.4 Control de Documentos y Registros

Las cláusulas 8.3 "Control de documentos del sistema de gestión" y 8.4 "Control de registros" son aplicables a todos los documentos y registros del laboratorio, ya sean técnicos o no técnicos, físicos o electrónicos. El laboratorio debe establecer y conservar registros legibles, e implementar controles para su identificación, almacenamiento, protección, copia de seguridad, archivo, recuperación, tiempo de conservación y disposición. Un sistema de firma electrónica debe generar registros de auditoría que demuestren el cumplimiento de estos requisitos, asociando la firma al documento, la fecha y el firmante de manera inequívoca.

3. Posicionamiento de Entes Acreditadores y Guías Internacionales

Los organismos de acreditación a nivel mundial reconocen la viabilidad y validez de la firma electrónica, siempre que se cumplan los principios de seguridad, integridad y autenticidad que la norma exige.

• La Entidad Nacional de Acreditación (ENAC) de España, en sus guías, reconoce que el informe/certificado puede ser un "archivo electrónico" y que la "copia autenticada (mediante firma manuscrita o electrónica)" es válida, validando así la firma electrónica para autenticar documentos.
• El United Kingdom Accreditation Service (UKAS), también ha manifestado su aceptación de las firmas electrónicas, siempre que existan "niveles adecuados de seguridad y protección de los registros". UKAS, de hecho, emite sus propios certificados de acreditación electrónicamente, utilizando códigos QR y tecnología blockchain para su validación.
• La Entidad Mexicana de Acreditación (EMA) igualmente reconoce la emisión de certificados en formatos electrónicos, citando el punto 5.10.7 de la NMX-EC-17025-IMNC-2006 (equivalente a versiones anteriores de ISO/IEC 17025). Mencionan la verificación del uso de "herramientas informáticas seguras para la impresión de firmas digitales en los certificados de calibración, pudiendo ser del tipo de la firma electrónica avanzada o similar", subrayando la importancia de los mecanismos de seguridad subyacentes.
• El International Accreditation Forum (IAF), a través del documento obligatorio IAF MD 4:2025 (anteriormente IAF MD 4:2023), sobre el uso de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) para propósitos de evaluación de la conformidad, enfatiza que "la seguridad y confidencialidad de la información electrónica o transmitida electrónicamente y la privacidad de las personas deben garantizarse cuando se utilicen las TIC". Este documento establece el marco para que cualquier solución de firma electrónica cumpla con los principios de seguridad y protección de datos exigidos por los organismos de acreditación globales.

Estos pronunciamientos confirman que la convergencia entre la normativa ISO/IEC 17025:2017 y las políticas de los organismos de acreditación avala la firma electrónica, siempre que se implementen controles rigurosos que aseguren la autenticidad, integridad, no repudio y trazabilidad.

4. Go-Cal: Una Solución Integrada para la Emisión de Certificados Electrónicos Válidos

La plataforma Go-Cal ofrece un sistema de firma electrónica avanzado, diseñado para superar los requisitos de la norma ISO/IEC 17025:2017 y proporcionar una garantía inquebrantable en la emisión de certificados e informes.

4.1 Características Técnicas de Go-Cal en Cumplimiento Normativo

Go-Cal integra mecanismos técnicos robustos que se alinean directamente con los principios de la ISO/IEC 17025:2017:

• Hash Criptográfico del Documento Firmado con Clave Privada del Software: Este método genera una "huella digital" única del documento. Si el documento sufre la más mínima alteración después de la firma, el hash cambiará, invalidando la firma y detectando cualquier manipulación. Esto asegura la integridad del documento, en conformidad con la cláusula 7.11, que exige la protección de la información contra alteraciones no autorizadas.
• Identificación Unívoca del Usuario Firmante Validado en la Plataforma: Go-Cal vincula la firma a una persona específica y autorizada dentro del sistema, mediante un proceso de validación riguroso. Este mecanismo cumple con la cláusula 6.2.6 c) y 7.8.2.1 o), al proporcionar una "identificación equivalente" del personal que autoriza los resultados, garantizando la autenticidad del firmante.
• Doble Factor de Verificación (OTP al Correo o Celular): Al requerir un segundo factor de autenticación (One-Time Password) en el momento de la firma, Go-Cal eleva significativamente el nivel de seguridad. Esto refuerza la autenticidad, confirmando que el firmante es quien dice ser, y contribuye a la confidencialidad y protección de datos estipuladas en la norma.
• Registro de Auditoría Detallado: El sistema Go-Cal mantiene un registro de auditoría exhaustivo que documenta la dirección IP, fecha/hora exacta, ID de usuario, el hash del documento firmado y la confirmación de la verificación del doble factor. Este registro es esencial para el control de registros (8.4), proporcionando una trazabilidad completa y un mecanismo de no repudio irrefutable del proceso de firma.
• Código Único de Validación (UUID) y Enlace de Verificación Web: Cada certificado o informe emitido a través de Go-Cal incorpora un Código Único Universalmente Identificador (UUID) y un enlace web para su verificación. Esto permite a cualquier tercero (cliente, auditor, autoridad reguladora) validar la autenticidad del documento directamente en la plataforma, asegurando que están consultando la versión original y no modificada. Este es un control poderoso para la integridad (7.11) y la validez de los resultados (7.7).

4.2 La Importancia de la Documentación en el Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

Para la plena aceptación en el marco de la acreditación ISO/IEC 17025:2017, es imperativo que todos los controles y procedimientos relacionados con la firma electrónica de Go-Cal estén detalladamente documentados en el SGC del laboratorio. Esto incluye políticas de seguridad, procedimientos para la autorización del personal, gestión de usuarios, procesos de firma, manejo de registros de auditoría y los mecanismos de verificación de certificados. La validación del sistema informático (software Go-Cal) por parte del laboratorio, según lo exige la cláusula 7.11.2, es un paso crítico para demostrar que el sistema opera correctamente y cumple con los requisitos para la recolección, procesamiento, registro, informe, almacenamiento y recuperación de datos.

5. Conclusión: La Firma Electrónica como Estándar de Confianza en la Metrología

La evolución normativa y tecnológica ha consolidado la firma electrónica como un mecanismo plenamente válido y seguro para la emisión de certificados e informes en el sector metrológico, en total conformidad con la norma ISO/IEC 17025:2017. La flexibilidad del estándar internacional, sumada al reconocimiento de las leyes latinoamericanas y las políticas de los organismos de acreditación, demuestran que un sistema de firma electrónica robusto, como el ofrecido por Go-Cal, cumple con los más altos estándares de autenticidad, integridad y trazabilidad.

Go-Cal, a través de sus características técnicas avanzadas —hashing criptográfico, identificación unívoca con 2FA, registros de auditoría detallados y códigos de validación únicos—, proporciona la confianza necesaria para que los laboratorios acreditados emitan documentos con validez técnica y de acreditación. Para escenarios que demanden una presunción legal de validez en un contexto más amplio (ej. litigios, contratos de alta cuantía), un modelo híbrido que complemente la firma electrónica de Go-Cal con la opción de una firma digital emitida por una Autoridad de Certificación acreditada, ofrecerá la máxima garantía jurídica y operativa.

En definitiva, la firma electrónica no solo es una herramienta de eficiencia, sino una garantía de la validez y confiabilidad de los resultados de laboratorio en la era digital, fundamental para mantener la competencia y la confianza en el sector.