Go-Cal: Gestión de Cotizaciones y Órdenes de Servicio para Laboratorios ISO 17025:2017
Soluciones digitales en la Gestión Metrológica y Calibraciones - Referente en el mercado
Introducción al Sistema Go-Cal
Go-Cal es una solución digital integral diseñada específicamente para laboratorios de metrología y calibración que buscan cumplir con los requisitos de la norma ISO 17025:2017. Nuestro módulo de gestión de cotizaciones y órdenes internas de servicio (OIS) optimiza los procesos comerciales y operativos, garantizando la trazabilidad, eficiencia y cumplimiento normativo.
Diagrama de Flujo: Proceso de Cotización y OIS
Inicio: Contacto Comercial y Solicitud
El cliente expresa una necesidad de calibración o servicio. El asesor comercial inicia el proceso.
1. Acceso a Módulo Comercial
El usuario accede al menú "Comercial" en Go-Cal para gestionar cotizaciones y otros datos relacionados.
Ruta: Menú Principal > Comercial
2. Configuración Inicial (si aplica)
Verificación y ajuste de Divisas, Impuestos, Lista de Precios, y Productos y Servicios. Estos módulos son fundamentales para la correcta tarificación.
Configuraciones Clave:
- Divisas: Definición de monedas aceptadas (ej. COP, USD) y sus tasas de cambio.
- Impuestos: Configuración de tasas impositivas aplicables (ej. IVA 19%).
- Lista de Precios: Mantenimiento de precios para "Cliente Regular" u otras categorías.
- Productos y Servicios: Creación o edición de ítems con sus descripciones metrológicas, categorías y especificaciones normativas (ej. IEC 61672-3:2013).
3. Creación de Nueva Cotización
Desde el módulo de "Cotizaciones", se inicia la creación de un nuevo documento.
Campos Esenciales:
- Información del Cliente: Nombre, Teléfono, Email, Empresa/Persona, ID Fiscal.
- Datos de Cotización: Creador, Lista de Precios, Método de Pago.
- Dirección: Para facturación y contacto.
4. Adición de Ítems a la Cotización
Selección de Productos y Servicios definidos. Se especifican cantidad, impuesto, descripción detallada (con normas aplicables), precio, descuento y total por ítem.
Casos Especiales:
- Ítems Multimagnitud (ej. Termohigrómetro): Aunque se cotice como un solo ítem, el sistema permite especificar las magnitudes a calibrar internamente para la OIS (ej. Temperatura, Humedad) como intervenciones separadas, cada una con su trazabilidad.
5. Revisión y Generación de Versiones de Cotización
Se revisa el subtotal, descuento, subtotal con descuento, impuesto y total. El sistema permite generar nuevas versiones de una cotización para mantener un historial de cambios.
Función de Versiones: Las cotizaciones antiguas conservan la información del momento de su creación, mientras que las nuevas versiones reflejan los cambios.
6. Formatos y Documentación (PDF)
Generación de la cotización en formato PDF. El sistema utiliza plantillas configurables con control de versiones para asegurar la correcta presentación y códigos de formato (ej. FG-63, FG-56).
Configuración: Perfil > Plantillas y Formatos > Formato de Módulo.
7. Envío y Aprobación de Cotización
La cotización es enviada al cliente. Una vez aprobada, se procede a la creación de la Solicitud OIS.
8. Creación de Solicitud OIS
Desde el módulo "Solicitudes OIS", se crea una nueva solicitud, que puede vincularse directamente a una cotización aprobada.
Campos Clave:
- Información Básica: Cliente, Tipo de Cliente, Sede, Empresa/Persona del Cliente, Correo del Solicitante.
- Cotización: Se puede referenciar el número de cotización (ej. COT-4209) o cargar un documento.
- Tipo de Servicios a Realizar: Calibración, Verificación, Caracterización, Mantenimiento (Correctivo/Preventivo).
9. Gestión de Múltiples Sitios (si aplica)
Para servicios que requieren intervención en diferentes ubicaciones, se pueden agregar múltiples sitios a la OIS. Cada sitio tendrá su propia dirección, contacto, requisitos (ej. cursos, EPP) y fechas estimadas de intervención.
Funcionalidad Clave: Permite desglosar y asignar instrumentos a sitios específicos dentro de una misma OIS.
10. Recepción y Asignación de Instrumentos a OIS/Sitios
Los instrumentos pueden ingresarse de dos maneras:
- Directamente en la OIS: El instrumento se asocia automáticamente a la orden y al sitio seleccionado.
- Desde "Recepción" (Ingreso Flotante): Instrumentos recibidos sin una OIS preexistente. Se asocian a un cliente y quedan "Por Asignar" hasta que se vincule a una OIS.
Detalle del Instrumento: Marca, modelo, serial, características metrológicas, magnitudes a calibrar (ej. Temperatura, Humedad para un Termohigrómetro), sitio de asignación y fecha estimada.
11. Gestión de Recepciones y Notificaciones
El módulo de "Recepción" permite gestionar todos los ítems ingresados. Se pueden filtrar por estado (ej. "Por Asignar"). El sistema puede configurarse para enviar alertas sobre ítems pendientes de resolución comercial.
Control: Seguimiento del estatus de cada instrumento y su vinculación a una OIS.
12. Autorización de la OIS
Una vez documentada la OIS, con la orden de compra del cliente, cotización aprobada y todos los ítems y sitios correctamente relacionados y recibidos, se procede a la autorización.
Transición: La autorización marca el inicio de la fase técnica del proceso.
Fin: Verificación Técnica y Proceso Posterior
La OIS autorizada pasa al departamento técnico para la verificación de información y ejecución de los servicios.
Detalle de Módulos Principales
Módulo: Comercial
Punto de entrada principal para todas las actividades relacionadas con ventas y precios.
- Cotizaciones: Creación, gestión de versiones, envío y seguimiento de propuestas a clientes.
- Divisas: Gestión de tipos de moneda y tasas de cambio para transacciones internacionales.
- Impuestos: Configuración y aplicación de tasas impositivas a productos y servicios.
- Lista de Precios: Administración de diferentes estructuras de precios para distintos tipos de clientes o servicios.
- Productos y Servicios: Catálogo maestro de todos los ítems que la empresa ofrece, incluyendo descripciones, especificaciones técnicas y normativas.
- Notas Comerciales: Espacio para agregar información adicional o acuerdos específicos de cada cotización.
Módulo: Editar Ítem (Producto/Servicio)
Interfaz para la gestión individual de cada producto o servicio, crucial para la precisión de las cotizaciones.
- Imagen: Carga de imágenes para identificar visualmente el ítem.
- Tipo de Artículo: Clasificación del ítem (ej. Servicio, Producto).
- Nombre del Artículo: Identificador único y descriptivo.
- Descripción: Detalles técnicos y operativos (ej. CALIBRACIÓN ACREDITADA SONOMETRO BASICO PRUEBA ACÚSTICA).
- Categoría: Agrupación de ítems similares (ej. CALIBRACIÓN ACREDITADA).
- Cantidad: Stock o disponibilidad, aunque para servicios puede ser informativo.
- Especificación / Documento Normativo: Referencias a normas técnicas aplicables (ej. IEC 61672-3:2013).
- Lista de Precios: Permite asignar precios específicos para diferentes categorías de clientes (ej. Cliente Regular).
Módulo: Solicitud OIS (Orden Interna de Servicio)
Núcleo de la gestión operativa, vinculando las cotizaciones con la ejecución del servicio.
- Información Básica del Cliente: Similar a cotizaciones, pero con énfasis en los datos para la ejecución.
- Proveedores: Si el servicio involucra terceros (ej. calibración externa).
- Cotización (Referencia): Vínculo directo a la cotización aprobada o carga de un documento de cotización.
- Documento Soporte: Archivos adjuntos relevantes (ej. orden de compra del cliente).
- Cuestionario: Posibilidad de adjuntar formularios específicos para la recolección de información del servicio.
- Observaciones: Notas adicionales relevantes para el servicio.
- Funcionarios Asignados: Personal responsable de la gestión de la OIS.
- Tipo de Servicios a Realizar: Selecciones para Calibración, Verificación, Caracterización, Mantenimiento.
- Sitios: Gestión de múltiples ubicaciones para la realización de servicios en campo.
- Servicio de calibración en sitio: Indicador si la calibración se realiza fuera del laboratorio.
- Dirección del servicio en sitio: Detalles de la ubicación.
- Nombre de contacto en sitio: Persona a cargo en la ubicación del cliente.
- Requiere curso para prestar el servicio / EPPs requeridas: Información de seguridad y capacitación.
- Fecha máxima para prestar el servicio en campo: Plazo para la ejecución.
- Instrumento: Detalle de cada equipo a intervenir.
- Equipo: Identificación del instrumento (ej. SONÓMETRO - 167940).
- Variable: Magnitud a calibrar (ej. PRESIÓN Y FRECUENCIA ACÚSTICA).
- Variable a trabajar: Selección específica si el instrumento es multivariable.
- Cliente / Fecha de Registro / Recepción: Datos de trazabilidad.
- Sitio de Intervención: Asignación a uno de los sitios definidos en la OIS.
- Fecha estimada de intervención: Programación del servicio.
Módulo: Recepción
Control de ingreso y gestión de instrumentos en el laboratorio.
- Ingresos Flotantes: Permite registrar instrumentos que llegan sin una OIS pre-asociada, manteniéndolos en un estado "Por Asignar" hasta su vinculación.
- Control por OIS: Muestra los instrumentos asociados a cada Orden Interna de Servicio, su estado y el sitio al que pertenecen.
- Notificaciones: Aunque no se envían correos individuales por cada ingreso, el sistema gestiona un panel de control con indicadores de instrumentos "Por Resolver Comercial".
Beneficios de Go-Cal para el Cumplimiento ISO 17025:2017
Trazabilidad Completa
Registro detallado de cada paso del proceso, desde la cotización hasta la entrega del certificado, garantizando la trazabilidad requerida por la norma.
Control Documental
Gestión centralizada de documentos, plantillas y versiones, facilitando el control de registros y la gestión documental según ISO 17025:2017.
Validación de Métodos
Integración de especificaciones normativas y procedimientos estandarizados que aseguran la validación de métodos de calibración.
Gestión de Incidencias
Registro y seguimiento de no conformidades, acciones correctivas y preventivas, cumpliendo con los requisitos de mejora continua.
Guía Experta de Uso e Implementación
Consejos para una Implementación Exitosa
- Configuración Inicial Rigurosa: Dedica tiempo a definir correctamente todas las Listas de Precios, Productos y Servicios, Divisas e Impuestos. Un error aquí afectará todas las cotizaciones.
- Capacitación al Equipo Comercial: Asegúrate de que todos los asesores entiendan el flujo completo, desde la creación de cotizaciones hasta la vinculación con las OIS y la gestión de sitios.
- Estandarización de Descripciones: Utiliza descripciones de productos y servicios claras y estandarizadas, incluyendo todas las normativas relevantes, para evitar confusiones y errores en las cotizaciones.
- Gestión de Versiones de Formatos: Explica la importancia del control de versiones de los formatos de cotización. Esto garantiza la trazabilidad y el cumplimiento de los requisitos de calidad.
- Pruebas de Flujo Completo: Antes de la puesta en marcha, realiza pruebas de extremo a extremo, incluyendo cotizaciones con múltiples ítems, descuentos, y OIS con múltiples sitios e instrumentos multimagnitud.
- Uso de "Recepción" para Flotantes: Si tu operación recibe instrumentos sin una orden previa, enfatiza el uso del módulo de "Recepción" para ingresos "flotantes" y la posterior asignación.
- Comunicación Interdepartamental: Asegura una comunicación fluida entre el equipo comercial y el área de laboratorio/técnica, especialmente en la transición de una OIS autorizada.
- Monitoreo de Indicadores: Utiliza los indicadores del sistema (ej. "solicitudes por gestionar", "instrumentos por resolver comercialmente") para mantener un control proactivo.
Ejemplos de Datos (Guía)
Ejemplo de un Producto/Servicio (Editar Ítem)
| Campo | Dato Ejemplo |
|---|---|
| Nombre del Artículo | CALIBRACIÓN SONÓMETRO BÁSICO |
| Descripción | CALIBRACIÓN ACREDITADA SONÓMETRO BÁSICO PRUEBA ACÚSTICA |
| Categoría | CALIBRACIÓN ACREDITADA |
| Especificación / Documento normativo | IEC 61672-3:2013 ELECTROACOUSTICS - SOUND LEVEL METERS PART 3: PERIODIC TESTS |
| Precio (Cliente Regular) | $770,000.00 COP |
Ejemplo de Ítems en una Cotización
| Item | Nombre | Descripción | Cant. | Precio Unitario | Dcto. (%) | Total |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | CAL SN 1/1 Y 1/3 | CALIBRACIÓN ACREDITADA SONÓMETRO CON FILTROS DE OCTAVA (1/1) Y TERCIOS DE OCTAVA (1/3) IEC 61260-3:2016 ELECTROACOUSTICS – OCTAVE-BAND AND FRACTIONAL-OCTAVE-BAND FILTERS – PART 3: PERIODIC TESTS |
1 | $2,103,000 | 15 | $1,787,550.00 |
| 2 | MTO SN | MANTENIMIENTO PREVENTIVO O CORRECTIVO SONÓMETRO CON FILTROS | 1 | $670,000 | 15 | $569,500.00 |
Subtotal: $2,773,000.00 | Descuento: $415,950.00 | Subtotal con Descuento: $2,357,050.00 | Impuesto (19%): $447,839.50 | Total: $2,804,889.50
Ejemplo de Instrumento en OIS (Multivariable)
| Campo | Dato Ejemplo |
|---|---|
| Equipo | TERMOHIGRÓMETRO DIGITAL - SN: 123456 |
| Variable (en instrumento) | Temperatura, Humedad Relativa |
| Variable a trabajar (Intervención 1) | Temperatura |
| Sitio de Intervención (Intervención 1) | Sede Cliente Principal (Bogotá) |
| Variable a trabajar (Intervención 2) | Humedad Relativa |
| Sitio de Intervención (Intervención 2) | Sede Cliente Principal (Bogotá) |
Preguntas Frecuentes sobre Go-Cal y ISO 17025:2017
Go-Cal facilita el cumplimiento de ISO 17025:2017 a través de módulos específicos que abordan cada requisito normativo. Por ejemplo, el módulo de gestión documental asegura el control de versiones y registros, mientras que el sistema de trazabilidad garantiza que cada instrumento y calibración pueda ser rastreado desde la recepción hasta la entrega del certificado.
Sí, Go-Cal permite gestionar múltiples sitios de calibración dentro de una misma Orden Interna de Servicio (OIS). Cada sitio puede tener su propia dirección, contacto, requisitos específicos (como EPPs o cursos necesarios) y fechas de intervención, facilitando la organización de servicios en campo para clientes con varias ubicaciones.
Go-Cal permite desglosar instrumentos multivariable en intervenciones individuales por cada magnitud. Por ejemplo, un termohigrómetro puede tener intervenciones separadas para temperatura y humedad, cada una con su propia trazabilidad, documentación y asignación a técnicos específicos, manteniendo la integridad del instrumento como una sola unidad.
Sí, Go-Cal ofrece un sistema completo de plantillas personalizables con control de versiones. Los usuarios pueden diseñar y mantener diferentes formatos para cotizaciones, certificados y otros documentos, asegurando que cumplan con los requisitos del laboratorio y las normativas aplicables, además de mantener la coherencia en la imagen corporativa.