📧📄 Guía para la Gestión de Plantillas de Correos y Formatos de Registros Emitidos (Documentos) en Go-Cal
Este documento detalla cómo configurar las plantillas de correo electrónico y los formatos de módulo en el sistema Go-Cal. El objetivo es optimizar la comunicación, estandarizar los procesos comerciales y asegurar un robusto control documental conforme a su Sistema de Gestión de Calidad (SGC).
📧 Configuración de Plantillas de Correo Electrónico del Sistema Cotizador
Las plantillas de correo electrónico en Go-Cal están específicamente diseñadas para automatizar y estandarizar la comunicación con los clientes en relación con las cotizaciones generadas directamente desde el sistema cotizador. Esto no solo facilita el seguimiento comercial, sino que también proyecta una imagen profesional y consistente.
Ruta de Acceso a "Plantillas y Formatos"
Para acceder a la configuración de plantillas de correo y formatos, debe seguir la siguiente ruta en la interfaz de Go-Cal:
1. Diríjase al icono o nombre de "Perfil" ubicado en la esquina superior derecha de la página web.
2. Haga clic en "Perfil" para que se despliegue un nuevo menú subprincipal interno.
3. En este menú desplegado, seleccione la opción "Plantillas y formatos".
Una vez dentro de "Plantillas y formatos", visualizará dos pestañas principales en el área central: Plantillas de correo y Formato de módulo.
1. Diríjase al icono o nombre de "Perfil" ubicado en la esquina superior derecha de la página web.
2. Haga clic en "Perfil" para que se despliegue un nuevo menú subprincipal interno.
3. En este menú desplegado, seleccione la opción "Plantillas y formatos".
Una vez dentro de "Plantillas y formatos", visualizará dos pestañas principales en el área central: Plantillas de correo y Formato de módulo.
Imagen 1: Interfaz de Plantillas de Correo con la pestaña "Plantillas de correo" activa, mostrando un ejemplo de plantilla para el Módulo: Cotizaciones.
Edición y Personalización de Plantillas de Correo para Cotizaciones
Dentro de la pestaña Plantillas de correo (como se muestra en la Imagen 1), puede gestionar el contenido de los mensajes que acompañarán a sus cotizaciones.
Pasos para la gestión de su plantilla de correo:
Pasos para la gestión de su plantilla de correo:
- Selección del Módulo: La interfaz le presentará las plantillas asociadas a un Módulo específico. En el ejemplo de la Imagen 1, la plantilla corresponde al Módulo: Cotizaciones.
- Contenido del Mensaje: El área de texto editable muestra el mensaje predefinido. Este es el texto que se enviará automáticamente al cliente. Puede incluir información dinámica (como enlaces de seguimiento o datos específicos) para personalizar la comunicación. La plantilla de ejemplo en la Imagen 1 detalla un mensaje de agradecimiento, la notificación de la cotización adjunta, un enlace de seguimiento y los pasos para la aprobación.
- Acciones Disponibles:
- Haga clic en Crear plantilla (esquina superior derecha de la Imagen 1) para configurar un nuevo mensaje desde cero.
- Utilice el botón Editar para modificar el texto de la plantilla seleccionada.
- Presione Eliminar si desea suprimir una plantilla existente.
Contenido Típico de una Plantilla de Correo para Cotizaciones:
La plantilla mostrada en la Imagen 1 es un ejemplo claro de cómo Go-Cal ayuda a estandarizar la comunicación inicial con el cliente:
Gracias por su interés en nuestros servicios! Atendiendo su solicitud, adjuntamos la cotización junto con las condiciones a tener en cuenta para los servicios requeridos. Los invitamos a conocer más sobre nuestro avance a través del siguiente enlace: https://forex.org/es/certificad
Para aprobar la cotización, por favor siga los pasos indicados.
1. Clic aquí en ver cotización
2. Dar clic en pestaña DATOS PARA EL CERTIFICADO
ℹ️
Funcionalidad clave del Sistema Cotizador de Go-Cal:
- Envío Directo Automatizado: Una vez que la cotización es generada en Go-Cal, puede ser enviada automáticamente al cliente. El contenido de esta plantilla de correo se utilizará para el cuerpo del mensaje, adjuntando la cotización generada por el sistema.
- Descarga y Envío Vía Correo Corporativo: Si prefiere un enfoque más personalizado, Go-Cal también permite descargar la cotización en formato PDF. Este PDF puede ser enviado luego a través del correo corporativo del asesor de ventas o de la persona responsable del área comercial. Esta opción es ideal para añadir comentarios específicos, asegurar un soporte más directo y realizar un seguimiento comercial afín al proceso, manteniendo siempre la integridad del documento generado por Go-Cal.
📄 Gestión de Formatos de Módulo para el Control Documental del SGC
La gestión de formatos de módulo es una herramienta esencial en Go-Cal para el cumplimiento de su Sistema de Gestión de Calidad (SGC). Permite asignar códigos de identificación únicos, versiones y fechas de vigencia a los documentos y registros generados en los distintos módulos del sistema, garantizando la estandarización, la trazabilidad y un control documental riguroso.
Acceso a Formatos de Módulo
Desde el menú subprincipal interno (accesible tras seleccionar "Plantillas y formatos" desde su "Perfil"), acceda a esta sección haciendo clic en la pestaña Formato de módulo. Aquí encontrará un listado de los formatos ya configurados para cada módulo que genera registros.
Imagen 2: Interfaz de Formatos de Módulo con la pestaña "Formato de módulo" activa, mostrando un formato de cotización ya definido y sus detalles.
Creación y Configuración de Nuevos Formatos Documentales
Para establecer un nuevo código de formato para un módulo, asegurando la identificación documental conforme a los requisitos de su SGC:
Pasos:
Pasos:
- Haga clic en el botón Nuevo Formato, ubicado en la esquina superior derecha de la interfaz (como se observa en la Imagen 2).
- Se abrirá una ventana emergente titulada "Agregar" (visible en la Imagen 3).
- En esta ventana, seleccione el Módulo al que desea aplicar el formato de la lista desplegable.
- Los módulos de Go-Cal que generan registros y pueden ser identificados con formatos incluyen (como se muestra en la Imagen 3):
- Cotizaciones
- Historial de intervenciones de instrumentos
- Historial de patrones
- Solicitudes
- Empleados (Hoja de vida)
- Historial de proveedores
- Resumen de mantenimiento
- Notificaciones
- ... y cualquier otro módulo que genere documentos o registros esenciales para el SGC.
- Adicionalmente, deberá configurar el código del formato (ej., CO-FT-002), la versión y la fecha de vigencia. Estos elementos son cruciales para el control documental y la trazabilidad.
Imagen 3: Ventana "Agregar" para seleccionar el módulo y configurar un nuevo formato documental.
Importancia Vital para el Control de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
La correcta configuración y el uso coherente de los formatos de módulo en Go-Cal son indispensables para el cumplimiento y la eficacia del Sistema de Gestión de Calidad de su organización.
Go-Cal y la Gestión de Documentos en el SGC: Para el sistema de gestión de calidad, el control de documentos es un requisito fundamental e irremplazable. Go-Cal juega un rol crucial al permitir identificar y documentar que los registros generados a través de sus módulos se producen de manera estandarizada.
Estos documentos, una vez generados, pasan a ser identificados con el formato y la identificación del sistema. Esto no solo facilita su control y validación, sino que también garantiza que sean almacenados como registros documentales válidos y trazables del sistema de gestión de calidad.
Este proceso asegura:
Go-Cal y la Gestión de Documentos en el SGC: Para el sistema de gestión de calidad, el control de documentos es un requisito fundamental e irremplazable. Go-Cal juega un rol crucial al permitir identificar y documentar que los registros generados a través de sus módulos se producen de manera estandarizada.
Estos documentos, una vez generados, pasan a ser identificados con el formato y la identificación del sistema. Esto no solo facilita su control y validación, sino que también garantiza que sean almacenados como registros documentales válidos y trazables del sistema de gestión de calidad.
Este proceso asegura:
- Estandarización Obligatoria: Garantiza que todos los registros y documentos generados (como Cotizaciones, Solicitudes, Hojas de vida de empleados, informes de Historial de intervenciones, etc.) sigan un esquema de identificación consistente, reconocible y conforme a los procedimientos del SGC.
- Trazabilidad y Control de Versiones: Facilita el seguimiento completo y la gestión de las diferentes versiones de los documentos emitidos. Esto es crucial para auditorías internas y externas, y para asegurar que la información utilizada sea siempre la más reciente y aprobada.
- Validez y Confianza: La clara identificación de cada registro documental aumenta la confianza en la información generada por el sistema. Cada documento lleva el sello de un proceso estandarizado y controlado, validando su contenido.
- Cumplimiento Normativo: Al adherirse a una política de control de formatos y documentos, la empresa fortalece su cumplimiento con las normativas y estándares de calidad aplicables.
ℹ️
Impacto Estratégico para el SGC: La implementación adecuada de los formatos de módulo no solo simplifica la gestión operativa diaria, sino que es un componente crítico para demostrar la conformidad con los requisitos del SGC, mejorar la organización interna y salvaguardar la integridad de toda la información documental generada por la empresa.
