Proceso Comercial Integrado: Paso a Paso en Go-Cal
Explora la estructura comercial de un laboratorio, desde la gestión de clientes y sedes hasta la creación de cotizaciones y la coordinación con proveedores, todo bajo el marco de la norma ISO/IEC 17025:2017.
1. CRM - Sedes
Registrar y gestionar las distintas ubicaciones físicas de los clientes para optimizar la logística y la prestación de servicios, tanto en el laboratorio como en campo.
Proceso Detallado
- Registro Inicial y Trazabilidad Logística: Se captura el nombre, la dirección, el correo electrónico y la empresa asociada de cada sede. Esto genera un listado centralizado que es fundamental para optimizar la logística y asegurar la trazabilidad al vincular las sedes con clientes específicos y órdenes de servicio.
- Beneficio Integrado y Reducción de Errores: La centralización de los datos de las ubicaciones previene errores comunes en las entregas de equipos, en el envío de certificados y en la asignación de servicios en campo. Garantiza que la comunicación y la logística se dirijan siempre al punto correcto, mejorando la eficiencia.
- Funcionalidad y Flexibilidad: El sistema permite la edición ágil de los datos de las sedes. Esta flexibilidad es crucial para mantener la información siempre actualizada (p. ej., si un cliente abre o cierra una sucursal), facilitando la reasignación precisa de servicios, técnicos y comunicaciones según evolucionen las necesidades del cliente.
Numerales ISO 17025 Aplicables:
Numeral 7.1.1: Revisión de Solicitudes (Registro de sedes): La correcta gestión de sedes es un requisito contractual fundamental. Permite definir con exactitud el lugar del servicio y los requisitos logísticos asociados, siendo un punto clave en la revisión del contrato para asegurar que el laboratorio puede cumplir con lo pactado.
Numeral 8.4: Control de Registros (Gestión de datos): Los datos de las sedes son registros contractuales y logísticos. El sistema debe asegurar que estos registros sean legibles, recuperables y estén protegidos contra alteraciones para demostrar conformidad.
Numeral 8.6: Gestión de Datos (Acceso a información): La plataforma centraliza la información de sedes, actuando como un sistema de información validado que asegura la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos para la planificación y facturación.
2. CRM - Clientes
Crear y gestionar los contactos individuales de las empresas, asignándolos a sedes y roles para personalizar la comunicación y agilizar los procesos comerciales y técnicos.
Proceso Detallado
- Registro Detallado del Contacto: Se captura información clave del contacto directo, incluyendo nombre, teléfono, dirección, correo, el rol que desempeña dentro de su empresa (p. ej., solicitante, técnico, administrativo, pagos) y su tipo, para segmentar y dirigir la comunicación de manera precisa.
- Beneficio: Personalización y Trazabilidad de la Comunicación: Al vincular el contacto correcto a cada orden y cotización, se personaliza la comunicación y se garantiza una trazabilidad clara de las interacciones. Esto reduce drásticamente los malentendidos y agiliza las respuestas, fortaleciendo la relación comercial.
- Funcionalidad: Aseguramiento de la Comunicación Efectiva: La plataforma permite editar fácilmente los datos de los contactos. Esto es vital para reflejar cambios de personal en la empresa cliente, asegurando que las comunicaciones importantes (aprobación de cotizaciones, consultas técnicas, entrega de resultados) siempre lleguen a la persona correcta y autorizada.
Numerales ISO 17025 Aplicables:
Numeral 7.1.1: Revisión de Solicitudes (Registro de clientes): La gestión de contactos es esencial para confirmar requisitos directamente con la persona adecuada y comunicar cambios en el contrato.
Numeral 7.1.3: Comunicación con el Cliente (Gestión de contactos): Es la base operativa para una comunicación eficaz, asegurando que se tiene la información correcta para informar sobre el progreso, notificar retrasos y gestionar retroalimentación.
Numeral 8.4: Control de Registros (Datos de clientes): Los datos de clientes y sus roles son registros críticos para la trazabilidad comercial y contractual, fundamentales para auditorías.
Numeral 8.6: Gestión de Datos (Acceso a información): El sistema protege la información personal de los clientes, asegurando su confidencialidad y acceso restringido al personal autorizado.
3. CRM - Empresas/Personas
Gestionar la entidad del cliente (empresa o persona natural), centralizando su información comercial, logística y financiera para una gestión integral y personalizada.
Proceso Detallado
- Registro Integral: Captura datos maestros de la entidad cliente como nombre o razón social, ID (NIT/RUT), página web, dirección fiscal, teléfonos y correos electrónicos específicos para facturación y actos administrativos.
- Beneficio: Centralización y Claridad Contractual: Centraliza todos los datos comerciales (asesor asignado, métodos de pago preferidos, logística de envío) en un único perfil. Esto optimiza la personalización del servicio y asegura una claridad absoluta en contratos y entregas, evitando ambigüedades.
- Funcionalidad: Gestión Dinámica de Términos: Permite actualizar dinámicamente los términos comerciales (p. ej., cambiar de asesor, añadir un nuevo método de pago) y asignar asesores específicos, mejorando la calidad y continuidad de la relación con el cliente a largo plazo.
Numerales ISO 17025 Aplicables:
Numeral 7.1.1: Revisión de Solicitudes (Gestión de empresas): La información de la empresa (razón social, ID fiscal) es fundamental para la correcta elaboración de contratos y ofertas válidas.
Numeral 7.1.3: Comunicación con el Cliente (Asesores y logística): Asignar asesores y definir la logística desde el perfil de la empresa facilita una comunicación y coordinación estructurada y eficaz.
Numeral 8.4: Control de Registros (Datos comerciales): La información comercial y logística de la empresa es un registro vital que debe ser controlado para la trazabilidad de los acuerdos.
Numeral 8.6: Gestión de Datos (Información de empresas): La plataforma asegura que los datos comerciales sensibles de la empresa se almacenen de forma segura, garantizando la integridad para la facturación.
4. Divisas
Configurar y gestionar las diferentes divisas para la elaboración de cotizaciones, facilitando las operaciones con clientes internacionales y locales.
Proceso Detallado
- Registro Inicial: Permite definir las diferentes monedas con las que opera el laboratorio (p. ej., COP, USD, EUR), establecer su valor respecto a una moneda principal y marcar una como predeterminada.
- Beneficio: Competitividad y Claridad Financiera: Permite generar cotizaciones precisas y profesionales para clientes globales en su propia moneda, aumentando la competitividad internacional y asegurando una claridad financiera absoluta en los contratos.
- Funcionalidad: Gestión de Tasas de Cambio: Facilita la actualización periódica de las tasas de cambio, garantizando que los precios ofertados sean siempre consistentes, competitivos y estén acordes a las fluctuaciones del mercado.
Numerales ISO 17025 Aplicables:
Numeral 7.1.1: Revisión de Solicitudes (Configuración comercial): La correcta declaración de la divisa es un requisito contractual clave para evitar ambigüedades en los costos, especialmente en transacciones internacionales.
Numeral 8.4: Control de Registros (Gestión de divisas): El tipo de divisa y la tasa de cambio aplicadas son registros financieros que deben ser controlados para asegurar la transparencia contractual.
Numeral 8.6: Gestión de Datos (Registro de monedas): La configuración de divisas debe ser un dato controlado para garantizar la consistencia e integridad de la información financiera en todas las cotizaciones.
5. Impuestos
Configurar y gestionar los diferentes tipos de impuestos aplicables a los servicios para asegurar el cumplimiento de las regulaciones fiscales en las cotizaciones y facturación.
Proceso Detallado
- Registro Inicial: Permite definir los diferentes impuestos (p. ej., IVA, Retefuente), su valor porcentual y su estado (activo/inactivo).
- Beneficio: Cumplimiento Fiscal y Transparencia: Garantiza el cumplimiento normativo y fiscal en todas las cotizaciones, evitando errores financieros, posibles sanciones y asegurando una total transparencia en los contratos de cara al cliente.
- Funcionalidad: Adaptabilidad Normativa: Permite activar, desactivar o modificar impuestos de forma centralizada según cambien las necesidades del negocio o las normativas fiscales locales, aplicando los cambios de manera consistente en todas las nuevas transacciones.
Numerales ISO 17025 Aplicables:
Numeral 7.1.1: Revisión de Solicitudes (Configuración comercial): La correcta aplicación de impuestos es un requisito legal y contractual que debe estar claramente estipulado en ofertas y contratos para garantizar transparencia.
Numeral 8.4: Control de Registros (Gestión de impuestos): El registro del impuesto aplicado en cada transacción es un documento fiscal y contractual que debe ser controlado y archivado con precisión.
Numeral 8.6: Gestión de Datos (Registro de impuestos): Las configuraciones de impuestos son datos financieros críticos que deben ser gestionados de forma segura para prevenir errores de facturación.
6. Lista de precios
Crear y gestionar diferentes listas de precios para segmentar la oferta comercial, asignándolas a distintos tipos de clientes o mercados para personalizar y agilizar la cotización.
Proceso Detallado
- Registro Inicial: Permite crear y nombrar diversas listas de precios (p. ej., "Lista General", "Lista Clientes VIP", "Lista Distribuidores") que pueden ser asignadas a tipos de cliente específicos.
- Beneficio: Ofertas Personalizadas y Competitividad: Facilita la creación de ofertas personalizadas y estratégicas, mejorando la satisfacción y lealtad del cliente. Asegura precios consistentes y competitivos para cada segmento del mercado.
- Funcionalidad: Agilidad en la Cotización: Al asignar precios específicos a los servicios dentro de cada lista, se automatiza y acelera drásticamente la generación de cotizaciones, reduciendo el tiempo de respuesta al cliente y minimizando errores manuales.
Numerales ISO 17025 Aplicables:
Numeral 7.1.1: Revisión de Solicitudes (Configuración de precios): Las listas de precios son la base para generar ofertas y contratos consistentes, asegurando que los términos económicos aplicados son los correctos.
Numeral 8.4: Control de Registros (Gestión de listas de precios): Son registros comerciales que deben controlarse para garantizar la equidad y la trazabilidad de las ofertas.
Numeral 8.6: Gestión de Datos (Registro de precios): El sistema asegura que solo el personal autorizado pueda modificar las listas de precios, manteniendo la integridad de la estructura de precios del laboratorio.
7. Productos y servicios
Crear y gestionar el catálogo de productos y servicios del laboratorio, vinculándolos a normativas técnicas y listas de precios para definir ofertas claras y técnicamente sólidas.
Proceso Detallado
- Registro Técnico-Comercial: Se define cada servicio con su nombre, descripción detallada, categoría, la especificación o documento normativo que lo rige, el tipo (p. ej., calibración, ensayo), y su estado (activo/inactivo).
- Beneficio: Claridad y Cumplimiento Normativo: Asegura una total claridad en la oferta de servicios, garantizando que cada servicio cotizado cumple con las normativas técnicas aplicables. Además, permite gestionar el stock de consumibles para evitar sobreventas y optimizar las cotizaciones.
- Funcionalidad: Gestión Dinámica del Catálogo: Permite actualizar las especificaciones técnicas y el estado del stock en tiempo real, garantizando que la información presentada al cliente en las cotizaciones sea siempre precisa y refleje la capacidad real del laboratorio.
Numerales ISO 17025 Aplicables:
Numeral 7.1.1: Revisión de Solicitudes (Gestión de servicios): Definir claramente los servicios es fundamental para comparar la solicitud del cliente con las capacidades reales del laboratorio y asegurar que se puede cumplir.
Numeral 7.2.1: Selección de Métodos (Especificaciones normativas): Asociar cada servicio a una norma garantiza que la oferta comercial se basa en un método técnico validado, demostrando competencia.
Numeral 8.4: Control de Registros (Gestión de productos/servicios): El catálogo de servicios es un registro controlado fundamental que define formalmente el alcance de las actividades del laboratorio.
Numeral 8.6: Gestión de Datos (Registro de stock): El sistema gestiona la información de servicios y stock, asegurando que los datos en las cotizaciones sean precisos y reflejen la capacidad real.
8. Notas Comerciales
Crear y gestionar una biblioteca de cláusulas y notas comerciales estandarizadas para incluirlas en ofertas y órdenes, aclarando los términos contractuales.
Proceso Detallado
- Registro Inicial: Permite definir un nombre para la cláusula (p. ej., "Términos de Pago", "Validez de la Oferta"), la fecha de creación y su estado (activo/inactivo).
- Beneficio: Claridad y Profesionalismo Contractual: Aumenta drásticamente la claridad y el profesionalismo en las cotizaciones, reduciendo malentendidos y asegurando que los acuerdos contractuales sean claros y completos desde el inicio.
- Funcionalidad: Estandarización y Agilidad: Permite estandarizar los términos comerciales y legales más comunes, agilizando enormemente la redacción de cotizaciones complejas y garantizando la consistencia en todos los documentos emitidos.
Numerales ISO 17025 Aplicables:
Numeral 7.1.1: Revisión de Solicitudes (Cláusulas comerciales): Son esenciales para documentar y comunicar los términos y condiciones del servicio, formando una parte integral del contrato.
Numeral 8.4: Control de Registros (Gestión de notas): Las notas aplicadas a una cotización son registros que evidencian los acuerdos contractuales y deben ser controlados.
Numeral 8.6: Gestión de Datos (Registro de notas comerciales): El sistema gestiona un repositorio de cláusulas, asegurando el uso de versiones aprobadas para mantener la consistencia legal y comercial.
9. Plantillas de correo
Crear y gestionar plantillas de correo para el envío de cotizaciones en PDF, integrando dinámicamente datos del cliente y notas comerciales para una comunicación profesional y estandarizada.
Proceso Detallado
- Diseño de Plantillas: Permite diseñar el cuerpo de los correos electrónicos utilizando "placeholders" (etiquetas dinámicas) que se reemplazarán automáticamente con los datos específicos del cliente, la cotización, los servicios y las notas comerciales.
- Beneficio: Agilidad y Profesionalismo: Agiliza y estandariza radicalmente el proceso de comunicación con los clientes, asegurando un alto nivel de profesionalismo, consistencia de marca y eliminando errores en la redacción de correos para el envío de cotizaciones.
- Funcionalidad: Personalización Escalable: Ofrece la capacidad de personalizar las plantillas para adaptarse a diferentes tipos de clientes, servicios o campañas, mejorando la experiencia del cliente sin sacrificar la eficiencia del proceso.
Numerales ISO 17025 Aplicables:
Numeral 7.1.3: Comunicación con el Cliente (Envío de cotizaciones): El uso de plantillas estandarizadas asegura una comunicación clara, profesional y consistente al entregar ofertas formales.
Numeral 8.4: Control de Registros (Gestión de plantillas): Las plantillas son un registro controlado que define el estándar de comunicación, y los correos enviados son un registro de dicha comunicación.
Numeral 8.6: Gestión de Datos (Registro de plantillas): El sistema gestiona las plantillas de forma centralizada, asegurando que el personal use versiones aprobadas para mantener la consistencia de la marca.
10. Cotizaciones
Crear y gestionar las ofertas comerciales formales, integrando toda la información comercial y técnica, y gestionando su ciclo de vida (aprobación, rechazo, versionado).
Proceso Detallado
- Generación Integral: Genera cotizaciones que consolidan automáticamente los datos del cliente, sede, servicios del catálogo, precios de la lista asignada, impuestos, divisas y notas comerciales seleccionadas.
- Beneficio: Automatización y Trazabilidad Contractual: Automatiza y agiliza la creación de ofertas precisas y completas. La función de clonación acelera el trabajo con clientes recurrentes, y la vinculación a órdenes internas asegura una trazabilidad total desde la oferta hasta la ejecución.
- Funcionalidad: Gestión del Ciclo de Vida: Permite un control total sobre la cotización, incluyendo el versionado para gestionar negociaciones, el seguimiento de estado (borrador, enviado, aprobado, rechazado) y la exportación a un PDF profesional para su envío al cliente.
Numerales ISO 17025 Aplicables:
Numeral 7.1.1: Revisión de Ofertas (Cotizaciones): La cotización es el documento central que formaliza los requisitos del cliente y las condiciones del laboratorio, permitiendo una revisión estructurada.
Numeral 7.1.3: Comunicación con el Cliente (Envío de cotizaciones): El envío de la cotización es un acto de comunicación formal. El seguimiento de estado y el versionado facilitan una negociación transparente.
Numeral 8.4: Control de Registros (Gestión de cotizaciones): Cada cotización y sus versiones son un registro contractual clave que debe ser controlado y archivado para la trazabilidad.
Numeral 8.6: Gestión de Datos (Integración con órdenes): El sistema integra datos de forma segura para generar cotizaciones precisas, garantizando la integridad de la información entre la oferta y la ejecución.
11. CRM - Proveedores
Crear y gestionar la base de datos de proveedores de productos y servicios críticos, realizando su evaluación y seguimiento para garantizar la calidad y trazabilidad de los servicios externos.
Proceso Detallado
- Registro Inicial: Captura el ID del proveedor, nombre, datos de contacto (correo, teléfono, dirección), descripción de su alcance y el tipo y cantidad de servicios que ofrece.
- Beneficio: Garantía de Calidad y Trazabilidad Externa: Asegura la calidad y la trazabilidad en los servicios subcontratados, optimizando la coordinación, evaluación y selección de proveedores para operaciones críticas que afectan el resultado final entregado al cliente.
- Funcionalidad: Hoja de Vida y Evaluación Continua: Mantiene una "hoja de vida" para cada proveedor, registrando su historial de evaluaciones, desempeño y los servicios específicos en los que ha participado. Permite integrar proveedores directamente en órdenes y logística.
Numerales ISO 17025 Aplicables:
Numeral 7.1.1: Revisión de Solicitudes (Gestión de proveedores): Es crucial para verificar que se cuenta con un proveedor evaluado y calificado si se necesita subcontratar parte de un servicio.
Numeral 7.4.2: Trazabilidad (Servicios asociados a proveedores): Es vital mantener la trazabilidad del ítem, asociándolo a la orden y al proveedor externo que realizó el trabajo para una clara asignación de responsabilidades.
Numeral 8.4: Control de Registros (Hoja de vida de proveedores): Los registros de evaluación, contratos y desempeño de los proveedores son fundamentales y deben ser controlados para demostrar una selección adecuada.
Numeral 8.6: Gestión de Datos (Evaluaciones y servicios): El sistema debe gestionar de forma segura la información sobre proveedores y sus evaluaciones para tomar decisiones informadas sobre su selección.
