La sección de Gestión Documental en Go-Cal es una plataforma robusta diseñada para ser el repositorio central de toda la información documentada de su organización, priorizando el formato PDF para garantizar la integridad y la inalterabilidad. Si bien la imagen de ejemplo sugiere una estructura basada en ISO 17025, el sistema ofrece la libertad total al usuario para crear y organizar sus carpetas según sus necesidades específicas y su propio sistema de gestión de calidad.
¿Por qué una Gestión Documental flexible y robusta es esencial?
Centralización Eficiente: Todos los documentos importantes en un solo lugar, eliminando la dispersión.
Integridad del Documento: El uso preferente de PDF garantiza que los documentos no sean alterados inadvertidamente.
Trazabilidad Garantizada: Control de versiones, difusión y lectura aseguran que siempre se trabaje con la información correcta.
Adaptabilidad: Permite diseñar la estructura documental que mejor se alinee con los procesos internos y los requisitos específicos (sean de ISO 17025, ISO 9001 o cualquier otro estándar).
Facilidad de Auditoría: Simplifica la presentación de evidencia documentada durante auditorías internas o externas.
Cumplimiento del SGC: Un pilar para demostrar la gestión efectiva de la información documentada.
Explorando la Sección de Gestión Documental en Go-Cal: Su Centro de Documentos PDF
El sistema de Gestión Documental de Go-Cal le ofrece las herramientas para construir y mantener su propio árbol de información, con un enfoque claro en el control y la difusión.
Guía Interactiva: Gestión Documental en Go-Cal
La sección de Gestión Documental de Go-Cal es su centro neurálgico para almacenar, organizar y controlar toda la información documentada de su organización. Está diseñada para ser flexible, permitiéndole crear una estructura de carpetas que se adapte perfectamente a sus necesidades y a los requisitos de su sistema de gestión.
El sistema enfatiza el uso de documentos en formato PDF para asegurar la integridad de la información, y provee herramientas robustas para el control de versiones, difusión y confirmación de lectura, esenciales para cualquier sistema de gestión de calidad.
Proceso Dinámico de Gestión Documental en Go-Cal
- Acceso: Desde el menú lateral izquierdo de Go-Cal, haga clic en "Gestión documental".
- Su Espacio Documental: Aquí se le presenta un espacio donde puede crear y organizar sus propias carpetas, anidándolas para crear una jerarquía lógica.
- Flexibilidad en la Estructura:
- El ejemplo de la imagen ("Mi Unidad / 3. Sistema de Calidad - ISO 17025" con carpetas numeradas como "8.9 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN", "7.2 MÉTODOS", etc.) es una forma altamente efectiva de organizar la documentación para cumplir con normativas como ISO 17025.
- Sin embargo, usted tiene la libertad total de generar su propia estructura. Puede organizar por departamentos, tipos de documentos, proyectos o cualquier criterio que sea más intuitivo para su organización.
- Navegación: Utilice las rutas de las carpetas para navegar, la barra de "Buscar" para encontrar documentos específicos, y los "Filtros" para refinar su vista.
- Formato PDF Preferente: Go-Cal está optimizado para almacenar documentos en formato PDF. Esto se debe a que el PDF garantiza la integridad visual del documento y lo protege contra modificaciones no controladas, un aspecto crítico para la información documentada del SGC.
- Tipos de Documentos: Aquí puede alojar:
- Manuales de Calidad y Procedimientos (POE)
- Instrucciones de Trabajo y Políticas
- Formatos y Plantillas de Registros
- Informes de Auditoría, Revisiones por la Dirección, etc.
- Cualquier otra información documentada relevante para su SGC.
- Subir Documentos: Los usuarios con los permisos adecuados pueden subir nuevos documentos (o nuevas versiones) a la carpeta deseada.
- Opciones de Documento (Ellipsis ⋮): Haga clic en el menú de tres puntos junto a cada documento para acceder a opciones como ver el historial, descargar, editar metadatos o gestionar la difusión.
- Registro de Versiones: Cada vez que se sube una nueva versión de un documento, Go-Cal crea un registro detallado que incluye:
- Número de versión (ej. V1.0, V2.1)
- Fecha de la versión
- Usuario que realizó la actualización
- Descripción de los cambios (si se proporcionó)
- Rol del Responsable: Para cada documento, se puede asignar un responsable. Solo el responsable asignado tiene la autoridad para gestionar las versiones del documento (subir nuevas, marcar versiones anteriores como obsoletas, etc.), asegurando un control riguroso.
- Acceso a la Versión Actual: Los usuarios de nivel común siempre accederán y verán la última versión aprobada y vigente del documento, evitando confusiones y el uso de información obsoleta.
- Difusión Dirigida: Al publicar un documento o una nueva versión, el sistema permite seleccionar específicamente a qué usuarios o grupos se les debe difundir la información.
- Acuse de Recibo Digital: Para cada usuario notificado, Go-Cal registra si ha "leído" el documento.
- Los usuarios deben hacer clic para dar validez de que leyeron o tienen conocimiento de la versión actual.
- Esto genera un registro auditable de la comprensión y la asimilación de la información clave, lo cual es de gran valor para la demostración del cumplimiento del SGC.
- Seguimiento de Cumplimiento: Los responsables y administradores pueden generar informes para verificar quién ha confirmado la lectura y quién necesita recordar.
- Control Granular: El acceso a la documentación y las acciones permitidas (subir, editar, leer, difundir) están finamente controlados por los roles y permisos asignados a cada usuario en Go-Cal.
- Usuarios con Permisos de Edición/Creación: Pueden crear carpetas, subir documentos, gestionar versiones.
- Usuarios de Nivel Común: Pueden ver la última versión de los documentos, descargarlos y confirmar su lectura.
- Restricción de Acceso: Es posible limitar el acceso a ciertas carpetas o documentos a grupos muy específicos, garantizando la confidencialidad.
- Principio de Menor Privilegio: Se recomienda asignar solo los permisos estrictamente necesarios para que cada usuario realice sus tareas, minimizando riesgos.
- Organización Personalizada: Adapte la estructura documental a la lógica de su negocio.
- Cumplimiento Simplificado: Facilita la demostración del control documental en auditorías (ej. ISO 17025, ISO 9001).
- Reducción de Errores: Asegura que el personal siempre trabaje con la versión correcta y actualizada de los documentos.
- Eficiencia Operativa: Ahorre tiempo en la búsqueda, difusión y gestión de documentos.
- Mejora Continua: Una base sólida para la revisión y actualización constante de sus procesos.
Mejores Prácticas y Consejos para una Gestión Documental Efectiva
- Planifique su Estructura: Antes de empezar a subir, diseñe una estructura de carpetas lógica y escalable para su organización.
- Nomenclatura Estandarizada: Utilice una convención de nombres clara y consistente para los documentos (ej. "PROC-001-V01_CalibracionPeso.pdf") para facilitar la búsqueda.
- Descripciones Detalladas: Siempre que actualice o suba una versión, detalle los cambios realizados en la descripción para facilitar el seguimiento.
- Revisión Programada: Establezca un calendario para revisar y actualizar periódicamente la documentación, garantizando su vigencia y pertinencia.
- Capacitación al Personal: Asegúrese de que todos los usuarios conozcan la importancia del sistema y cómo utilizarlo correctamente, especialmente la función de confirmación de lectura.
- Optimización SEO (Interna): Al nombrar carpetas, documentos o al usar la función de búsqueda, emplee palabras clave relevantes para su industria (ej. "ISO 17025", "calibración", "procedimientos", "registros de calidad") para una mejor recuperación de la información.
La sección de Gestión Documental de Go-Cal es una herramienta flexible y potente. Al aprovechar su capacidad para personalizar la estructura, junto con su robusto control de versiones y difusión, usted garantizará que la información documentada de su SGC sea siempre precisa, accesible y utilizada eficazmente por todo su equipo.
¡Su compromiso con una excelente gestión documental es un pilar fundamental para la calidad y el éxito de su organización!
