Una Solicitud de Servicio Interna (OIS) es el pilar fundamental para formalizar, planificar y ejecutar cualquier servicio en Go-Cal, ya sea para un cliente externo o para necesidades internas del laboratorio. Este proceso integra información desde la cotización y la orden de compra del cliente hasta la asignación de recursos, logística y detalles técnicos, garantizando un flujo de trabajo eficiente y trazable.
¿Por qué es tan importante una OIS bien gestionada?
- Trazabilidad: Cada paso del servicio queda registrado, desde la solicitud hasta la entrega.
- Eficiencia: Permite una planificación clara de recursos (personal, equipos, tiempos).
- Calidad: Asegura que se cumplen todos los requisitos del cliente y los estándares ISO/IEC 17025:2017.
- Comunicación: Centraliza la información, facilitando la colaboración entre áreas (ventas, operaciones, técnicos, calidad).
- Automatización: Reduce errores manuales y agiliza procesos repetitivos.
Proceso de Creación de una OIS — Paso a Paso
1. Información Básica del Solicitante y el Servicio
- Cliente (Obligatorio): Selecciona al cliente del listado. Para servicios internos (ej. calibración de patrones), selecciona Laboratorio Interno.
- Tipo de Cliente: Se llena automáticamente (Interno/Externo) según el cliente seleccionado.
- Sede del Cliente / Empresa / Persona del Cliente: Campo crítico para identificar la ubicación física del servicio. Se auto-rellena con la información asociada al cliente.
- Correo del Solicitante: Contacto principal para notificaciones.
- Intervención en Laboratorio Externo: Marca esta casilla si el servicio será subcontratado a un proveedor externo. Habilitará el campo Proveedores.
- Creado por: Campo informativo automático, muestra quién inició la OIS.
Nota: Para OIS internas del laboratorio (calibración de patrones, mantenimiento), seleccionar «Laboratorio Interno» simplifica el proceso, eliminando la necesidad de datos de transporte o cotización externa.
2. Vinculación de Cotizaciones y Órdenes de Compra
- Documento de Cotización por Referencia: Si la cotización se generó en Go-Cal, usa este botón para vincularla. Se auto-poblarán los instrumentos cotizados, servicios y precios, reduciendo errores y tiempo de registro.
- Cargar Documento de Cotización: Si la cotización es externa (PDF, Excel), adjúntala directamente.
- Número Referencia de Cotización: Se llena automáticamente al vincular por referencia, o ingrésalo manualmente.
- Número de Orden del Cliente: Ingresa el número de la Orden de Compra del cliente. Es el respaldo formal de la autorización del servicio.
- Documento de Orden del Cliente: Adjunta el archivo PDF de la Orden de Compra.
Consejo: Vincular la cotización por referencia es el método recomendado para optimizar el flujo de trabajo y garantizar la precisión de los datos en toda la OIS.
3. Documentación Soporte y Detalle del Servicio
- Documento Soporte: Campo genérico para adjuntar archivos adicionales relevantes (especificaciones técnicas, guías del cliente, etc.).
- Servicio al Cliente / Llamada: Registra aquí cualquier interacción o nota relevante de atención al cliente.
- Cuestionario: Si existen cuestionarios predefinidos para tipos de servicio específicos, selecciónalo aquí para asegurar que se recopila toda la información técnica necesaria.
- Observaciones: Campo abierto para instrucciones especiales, riesgos o información que no encaje en otros campos.
4. Tipos de Servicios a Realizar
Selecciona el tipo o tipos de servicios que se ejecutarán. Puedes seleccionar múltiples opciones si aplica:
- Emisión del certificado a tercero diferente del que solicita el servicio: Para cuando el documento final debe ir a un tercero (ej. entidad reguladora, auditor).
- Calibración (Sí/No): Servicio de verificación y ajuste de la precisión de instrumentos de medición. El documento de salida es un Certificado de Calibración (ISO 17025:7.8.2).
- Ensayo (Sí/No): Servicio de análisis de una o más características de una muestra o material. El documento de salida es un Informe de Ensayo (ISO 17025:7.8.3). Al seleccionar esta opción los trabajos registrados en la OIS generarán informes en lugar de certificados.
- Verificación (Sí/No): Confirmación de que el instrumento cumple con requisitos específicos sin determinar correcciones.
- Caracterización (Sí/No): Determinación de las características metrológicas de un instrumento o sistema de medición.
- Mantenimiento (Correctivo/Preventivo): Selecciona si el servicio incluye mantenimiento y si es correctivo (reparación) o preventivo (rutinario).
Importante: La selección del tipo de servicio determina los flujos de trabajo subsiguientes, los campos disponibles en los trabajos de intervención y el tipo de documento generado al finalizar.
5. Gestión de Sitios y Logística In-Situ (Servicio en Campo)
Gestión Multi-Sitio
- Agregar sitio: Define múltiples ubicaciones donde se realizarán los servicios. Esencial para clientes con varias plantas o sucursales.
- Servicio de Calibración en Sitio (Sí/No): Indica si el trabajo se realizará en las instalaciones del cliente.
- Dirección / Ciudad / Nombre de contacto: Datos cruciales para que el técnico llegue al lugar correcto.
- Requiere curso para prestar el servicio / Duración: Información de seguridad o inducción para acceder a las instalaciones del cliente.
- EPPs requeridas: Equipos de Protección Personal obligatorios (casco, botas, gafas, etc.).
- Fecha máxima para prestar el servicio en campo: Fecha límite de ejecución en la ubicación del cliente.
Logística y Transporte
- Los equipos son recibidos/recogidos por el cliente: Marca si el cliente gestiona el transporte. Si no, el sistema gestiona la recolección/entrega.
- ¿Autoriza el pago contra entrega? (Sí/No): Opción financiera si el cliente paga al recibir el servicio.
- Transportadora: Selecciona la empresa de transporte a utilizar.
- País / Ciudad / Dirección: Datos de la dirección de recogida o entrega.
- Valor para el seguro de la transportadora: Importe asegurado para los equipos durante el transporte.
6. Gestión y Asignación de Instrumentos / Muestras
Esta es la sección central donde se detallan los instrumentos o muestras a atender.
- Crear instrumento / muestra: Registra un instrumento o muestra completamente nuevo que no existe en la base de datos.
- Agregar: Añade instrumentos o muestras que ya existen en el sistema.
- Auto-poblado desde Cotización: Si vinculaste una cotización por referencia, la tabla se llena automáticamente con los instrumentos cotizados.
Detalle de la tabla:
- Equipo / Muestra: Identificación del ítem (ej. Manómetro Digital — 147258, Muestra Concreto — Lote 22-A).
- Variable a trabajar: Parámetro metrológico o de ensayo (ej. Presión, Resistencia a la Compresión).
- Cliente: Propietario del instrumento o muestra.
- Recepción: Fecha real de recepción física en el laboratorio.
- Sitio de intervención: Asigna cada ítem a uno de los sitios definidos en la sección 5.
- Fecha estimada de intervención: Fecha planificada para el inicio del servicio.
- Estado de Envío / Fechas de envío y entrega: Seguimiento logístico del ítem.
7. Asignación de Funcionarios y Observaciones Finales
- Funcionarios Asignados: Selecciona los responsables de la ejecución (técnico de calibración/ensayo, revisor, planificador). Fundamental para la gestión de carga de trabajo y la responsabilidad.
- Observaciones Generales: Comentarios o instrucciones globales que aplican a toda la OIS.
8. Guardar y Generar la OIS
Una vez completados todos los campos relevantes, haz clic en «Actualizar» (o «Guardar» / «Crear» según la fase). El sistema asignará un identificador único (ej. OIS-0000000031) y la OIS quedará disponible en el flujo de trabajo para planificación y ejecución.
Casos Especiales
OIS para Calibración de Patrones o Mantenimiento Interno
- Cliente: Selecciona Laboratorio Interno.
- Cotización y OC: Se omiten o se adjuntan documentos internos de planificación.
- Transporte: No aplica. Marca «Los equipos son recibidos/recogidos por el cliente» para indicar que están in-house.
- Tipo de servicio: Calibración o Mantenimiento según corresponda.
- Funcionarios: Técnicos del propio equipo del laboratorio.
Usar la OIS para actividades internas garantiza la trazabilidad metrológica de los patrones y el cumplimiento del programa de mantenimiento.
OIS para Ensayo de Muestras de Clientes
- Tipo de servicio: Selecciona Ensayo. Esto activará los campos específicos de ensayo en los trabajos de intervención asociados.
- Instrumentos/Muestras: Agrega las muestras registradas en el sistema. Si son nuevas, usa «Crear muestra» directamente desde esta sección.
- Observaciones: Incluye condiciones de recepción, estado del embalaje, temperatura de llegada y cualquier instrucción especial del cliente respecto al manejo de la muestra.
OIS para Intervención en Laboratorio Externo (Subcontratación)
- Marca la casilla Intervención en Laboratorio Externo al inicio.
- En el campo Proveedores que se habilita, selecciona el laboratorio externo al que se subcontratará.
- Adjunta la cotización y orden de compra al proveedor en el campo «Documento Soporte».
- Coordina los plazos del proveedor externo con las fechas de entrega al cliente final.
Mejores Prácticas
- Vincula siempre la cotización por referencia cuando la cotización fue generada en Go-Cal. Reduce errores de transcripción y garantiza consistencia de datos.
- Documenta las observaciones completamente. Cualquier instrucción especial — horario de acceso, cuidados del equipo, condiciones de la muestra — debe quedar registrada en los campos de observaciones.
- Adjunta la Orden de Compra del cliente como respaldo formal del servicio autorizado.
- Selecciona el tipo de servicio correcto (Calibración vs. Ensayo) desde el inicio, ya que esto determina los campos del trabajo y el documento de salida.
- Revisa los campos críticos (Cliente, Instrumentos/Muestras, Tipo de Servicio, Fechas) antes de guardar.