Una Solicitud de Servicio Interna (OIS, por sus siglas en inglés, o Solicitud de Orden Interna) es el pilar fundamental para formalizar, planificar y ejecutar cualquier servicio, ya sea para un cliente externo o para necesidades internas del laboratorio. Este proceso integra información desde la cotización y la orden de compra del cliente hasta la asignación de recursos, logística y detalles técnicos, garantizando un flujo de trabajo eficiente y trazable.
¿Por qué es tan importante una OIS bien gestionada?
Trazabilidad: Cada paso del servicio queda registrado, desde la solicitud hasta la entrega.
Eficiencia: Permite una planificación clara de recursos (personal, equipos, tiempos).
Calidad: Asegura que se cumplen todos los requisitos del cliente y los estándares de calidad.
Comunicación: Centraliza la información, facilitando la colaboración entre equipos (ventas, operaciones, técnicos, contabilidad).
Automatización: Reduce errores manuales y agiliza procesos repetitivos.
Explorando el Formulario de Registro de OIS: Un Viaje Paso a Paso
El formulario de registro de OIS está diseñado de manera modular para capturar toda la información necesaria de forma lógica y secuencial. A continuación, detallamos cada sección y su importancia:
Guía Interactiva: Registro y Gestión de Solicitudes OIS
Una Solicitud de Servicio Interna (OIS) es el corazón de la gestión de servicios en nuestro sistema. Permite formalizar, planificar y ejecutar cualquier servicio, ya sea para un cliente externo o para necesidades internas del laboratorio (como la calibración de patrones o el mantenimiento de equipos).
Esta guía te mostrará cómo diligenciar el formulario de registro de OIS de manera eficiente y precisa, aprovechando todas sus funcionalidades.
Proceso Dinámico de Creación de una OIS
1. Información Básica del Solicitante y el Servicio
- Cliente (*Obligatorio): Selecciona al cliente del listado. Para servicios internos (ej. calibración de patrones), selecciona 'Laboratorio Interno'.
- Tipo de Cliente: Automáticamente se llenará (Interno/Externo) según el cliente seleccionado.
- Sede del Cliente / Empresa / Persona del Cliente: Campo crítico para identificar la ubicación física del servicio. Se auto-rellena con la información asociada al cliente. Para servicios internos, selecciona la sede relevante del laboratorio.
- Correo del Solicitante: Contacto principal para notificaciones.
- Intervención en Laboratorio Externo: Marca esta casilla si el servicio será subcontratado a un proveedor externo. Esto habilitará el campo 'Proveedores'.
- Creado por: Campo informativo automático, muestra quién inició la OIS.
Nota: Para OIS de uso interno del laboratorio (ej. calibración de patrones, mantenimiento interno), seleccionar "Laboratorio Interno" como cliente simplifica el proceso, eliminando la necesidad de llenar datos de transporte o cotización externa.
2. Vinculación de Cotizaciones y Órdenes de Compra
- Documento de Cotización por Referencia: Si la cotización se generó en el sistema (ej. Go-Cal), utiliza este botón para vincularla.
- Beneficio clave: Esto auto-poblará muchos campos, incluyendo los instrumentos cotizados, servicios y precios, reduciendo errores y el tiempo de registro.
- Cargar Documento de Cotización: Si la cotización es externa (PDF, Excel), utiliza este botón para adjuntarla directamente.
- Número Referencia de Cotización: Se llena automáticamente si vinculas por referencia o puedes ingresarlo manualmente si cargas un documento.
- Documento Referencia de Cotización: Ícono para visualizar el documento adjunto.
- Número de Orden del Cliente: Ingresa el número de la Orden de Compra del cliente. Este es el respaldo formal de la autorización del servicio.
- Documento de Orden del Cliente: Adjunta el documento de la Orden de Compra (ej. PDF).
Consejo SEO: Vincular la cotización por referencia es altamente recomendado para la optimización del flujo de trabajo y la precisión de los datos.
3. Documentación Soporte y Detalle del Servicio
- Documento Soporte: Campo genérico para adjuntar cualquier archivo adicional relevante (especificaciones técnicas, guías del cliente, etc.).
- Servicio al Cliente / Llamada: Registra aquí cualquier interacción o nota relevante de atención al cliente que deba ser considerada para la ejecución del servicio.
- Cuestionario: Si existen cuestionarios predefinidos para tipos de servicio específicos, selecciónalo aquí. Ayuda a asegurar que se recopila toda la información técnica necesaria antes de iniciar el trabajo.
- Observaciones: Un campo abierto para añadir cualquier detalle adicional, instrucciones especiales, riesgos o información relevante que no encaje en otros campos.
4. Tipos de Servicios a Realizar
Selecciona el tipo o tipos de servicios que se ejecutarán. Puedes seleccionar múltiples opciones si aplica:
- Emisión del certificado a tercero diferente del que solicita el servicio: Útil para servicios donde el reporte final debe ir a un tercero (ej. entidad reguladora, auditor).
- Calibración (Si/No): Servicio fundamental de ajuste y verificación de la precisión de instrumentos.
- Verificación (Si/No): Confirmación de que el instrumento cumple con requisitos específicos.
- Caracterización (Si/No): Determinación de las características metrológicas de un instrumento o sistema.
- Mantenimiento (Correctivo/Preventivo): Selecciona si el servicio incluye mantenimiento y si es correctivo (reparación) o preventivo (rutinario).
Importante: La selección de estos tipos de servicio puede influir en los flujos de trabajo subsiguientes y la documentación requerida.
5. Gestión de Sitios y Logística In-Situ (Servicio en Campo)
Gestión Multi-Sitio:
- 'Agregar sitio': Permite definir múltiples ubicaciones donde se realizarán los servicios. Esencial para clientes con varias plantas o sucursales.
- Servicio de Calibración en Sitio (Si/No): Indica si el trabajo se realizará en las instalaciones del cliente.
- Dirección del servicio en sitio / Ciudad / Nombre de contacto: Detalles cruciales para que el técnico llegue al lugar correcto y contacte a la persona adecuada.
- Requiere curso para prestar el servicio / Duración del curso: Información de seguridad o inducción necesaria para acceder a las instalaciones del cliente.
- EPPs requeridas para el servicio: Equipos de Protección Personal obligatorios (ej. casco, botas, gafas).
- Observaciones (Hora, indicaciones de llegada, etc.): Campo vital para instrucciones logísticas detalladas (ej. "Llegar temprano antes de las 8 AM, traer patrones").
- Fecha máxima para prestar el servicio en campo: Fecha límite para la ejecución del servicio en la ubicación del cliente.
Logística y Transporte:
- Los equipos son recibidos/recogidos por el cliente (checkbox): Marca si el cliente es responsable del transporte (in-house). Si no, el sistema gestionará la recolección/entrega.
- ¿Autoriza el pago contra entrega? (Si/No): Opción financiera si el cliente pagará al recibir el servicio.
- Transportadora: Selecciona o ingresa la empresa de transporte a utilizar (ej. DHL).
- País / Ciudad / Dirección: Detalles de la dirección de recogida/entrega.
- Valor para el seguro de la transportadora: Importe asegurado para los equipos durante el transporte.
Consejo para Multi-Sitio: Asegúrate de que cada sitio tenga la información completa, ya que los instrumentos se asignarán a sitios específicos más adelante.
6. Gestión y Asignación de Instrumentos
Esta es la sección central donde se detallan los instrumentos a ser atendidos.
- 'Crear instrumento': Utiliza esta opción para registrar un instrumento completamente nuevo en el sistema que no existe en la base de datos.
- 'Agregar': Para añadir instrumentos que ya existen en la base de datos (quizás porque el cliente ya ha trabajado con nosotros o están pre-cargados).
- Auto-poblado desde Cotización: Si vinculaste una cotización por referencia, esta tabla se llenará automáticamente con los instrumentos cotizados, incluyendo sus variables, clientes y fechas.
Detalle de la Tabla de Instrumentos:
- Equipo: Identificación del instrumento (ej. Manómetro Digital - 147258).
- Variable a trabajar / Variable: Parámetro metrológico (ej. Presión, Temperatura).
- Cliente: A quién pertenece el instrumento.
- Fecha de Registro: Fecha en que el instrumento se añadió al sistema.
- Recepción: Fecha real de recepción física del instrumento en el laboratorio.
- Sitio de intervención: ¡Crucial! Asigna cada instrumento a uno de los sitios definidos previamente en la sección 5. Esto permite gestionar trabajos en múltiples ubicaciones del cliente.
- Fecha estimada de intervención: Fecha planificada para el inicio del servicio.
- Estado de Envío / Fecha de envío / Fecha de entrega: Para el seguimiento logístico del instrumento.
Asignación por Sitio: Si el cliente tiene 3 sitios y 10 instrumentos, puedes asignar 4 instrumentos al Sitio A, 3 al Sitio B y 3 al Sitio C, optimizando la planificación de rutas para los técnicos de campo.
7. Asignación de Funcionarios y Observaciones Finales
- Funcionarios Asignados: Aquí podrás seleccionar a los responsables de la ejecución de la OIS. Esto puede incluir al técnico que realizará la calibración, al revisor, al planificador, etc. Es fundamental para la gestión de la carga de trabajo y la responsabilidad.
- Observaciones (Generales): Un campo final para cualquier comentario o instrucción global que aplique a toda la OIS y no a un sitio o instrumento específico.
Coordinación de Equipos: La asignación de funcionarios es clave para la colaboración efectiva y el seguimiento del progreso de la orden.
8. ¡Actualizar y Generar OIS!
Una vez que todos los campos relevantes han sido diligenciados, haz clic en el botón "Actualizar" (o "Guardar", "Crear", dependiendo de la fase). Esto generará la Solicitud OIS con su identificador único (ej. OIS-0000000031) y la pondrá en el flujo de trabajo para su planificación y ejecución.
¡Felicitaciones! Has creado una OIS.
Casos Especiales: OIS para Laboratorio Interno y Servicios Externos
OIS para Calibración de Patrones o Mantenimiento Interno
El sistema de OIS no solo es para clientes externos; es una herramienta poderosa para gestionar las actividades metrológicas internas del laboratorio:
- Cliente: Selecciona 'Laboratorio Interno'.
- Tipo de Cliente: Se establecerá como 'Interno'.
- Sede del Cliente: Selecciona la sede relevante de tu propio laboratorio.
- Cotización y Órdenes de Compra: Estos campos suelen ser omitidos o puedes adjuntar documentos internos de planificación si es necesario.
- Transporte: Generalmente no aplica, ya que los instrumentos están en casa. Marca la casilla "Los equipos son recibidos/recogidos por el cliente" para indicar que están in-house.
- Sitios: Si tienes múltiples laboratorios o áreas, puedes definir 'sitios' internos para organizar tus propios patrones/equipos.
- Instrumentos: Registra tus patrones o equipos internos, indicando las variables a calibrar o el tipo de mantenimiento.
- Funcionarios Asignados: Asigna a los técnicos de tu propio equipo.
- Servicios a Realizar: Principalmente Calibración, Verificación o Mantenimiento.
Beneficio Interno: Utilizar la OIS para actividades internas garantiza la trazabilidad metrológica de tus patrones, el cumplimiento de tus propios programas de mantenimiento y una visión clara de la carga de trabajo interna.
OIS para Intervención en Laboratorio Externo (Subcontratación)
Cuando un servicio requiere subcontratación, la OIS facilita la gestión:
- Intervención en Laboratorio Externo: Marca esta casilla al inicio.
- Proveedores: Un nuevo campo se habilitará para seleccionar el laboratorio externo al que se subcontratará el servicio.
- Cotización/OC del Proveedor: Puedes adjuntar la cotización y la orden de compra que le hiciste al proveedor externo en la sección de "Documento Soporte".
- Tiempos: Asegúrate de coordinar los plazos del proveedor externo con las fechas de entrega al cliente final.
Control de Calidad: La OIS actúa como un puente entre tu cliente y tu proveedor externo, permitiéndote mantener el control sobre la calidad y los plazos del servicio subcontratado.
Mejores Prácticas y Consejos SEO
- Integración es Clave: Siempre que sea posible, utiliza la opción de "Documento de cotización por referencia". Esto no solo acelera el proceso, sino que reduce drásticamente los errores de transcripción y mejora la calidad de los datos para análisis posteriores.
- Claridad en las Observaciones: No escatimes en detalles en los campos de "Observaciones". Cualquier información extra, por pequeña que parezca, puede prevenir problemas o retrasos (ej. "Tener cuidado con el acceso", "El equipo es sensible a golpes").
- Documentación Completa: Adjunta siempre la Orden de Compra del cliente y cualquier otro documento relevante. Una OIS bien documentada es una garantía de transparencia y cumplimiento.
- Revisión Cruzada: Antes de "Actualizar", haz una revisión rápida de los campos críticos (Cliente, Sitio, Instrumentos, Fechas) para asegurar que todo esté correcto.
- Nomenclatura Consistente: Asegúrate de que los nombres de los instrumentos y las variables sean consistentes con tus bases de datos y estándares internos.
- Usa Palabras Clave: Al describir los servicios y procesos, utiliza términos relevantes para tu industria como "calibración", "verificación", "mantenimiento metrológico", "gestión de activos", "trazabilidad", "ISO 17025" para mejorar la visibilidad y comprensión.
La correcta gestión de las Solicitudes OIS es fundamental para la operatividad de tu laboratorio. Al seguir esta guía y aprovechar todas las funcionalidades del sistema, garantizarás un proceso eficiente, transparente y de alta calidad para cada servicio.
¡Esperamos que esta guía te sea de gran utilidad!